Pour créer une tâche automatique, vous devez suivre les étapes suivantes:
.Depuis votre profilFonctionnalités > ; Tâches automatiques.
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Une fois à l'intérieur de cette fonctionnalité, cliquez sur Nouveau, puis définir;
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- Nom de la tâche automatique
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- Description de la tâche automatique .
- Type, dans cette section nous sélectionnons le document que nous voulons exécuter automatiquement.
Une fois le type de document spécifié, les différents champs de configuration de la tâche s'affichent;
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- Onglet Lignes:De cette section, vous ajoutez les articles ou services nécessaires, si vous devez ajouter une annotation entre les lignes, indiquez un Nouveau chapitre pour la définir.
.- Onglet Plus d'informations : Dans cet onglet, vous configurez toutes les informations relatives aux prix, aux méthodes d'expédition, aux tarifs, aux agents, etc.
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Vous pouvez choisir chaque section ou sélectionner d'être utilisé selon les préférences du client.
Vous pouvez également ajouter des commentaires, des remarques privées et des pièces jointes.
En termes de prix, il est important de savoir:.
- Que vous pouvez conserver les prix fixés dans les lignes (le logiciel conserve le prix fixé dans chaque ligne de produit/service du document)
.- Que vous pouvez mettre à jour les prix en fonction des prix du catalogue (le logiciel quel que soit le prix fixé dans la ligne de produit/service fixera le prix qui vient dans le catalogue)
.- Que vous pouvez mettre à jour les prix en fonction des prix du catalogue, du tarif et du client (le logiciel indépendamment du prix fixé dans la ligne de produits/services fixera le prix qui vient dans le catalogue, le tarif ou le client).
L'onglet Qui : A partir de cette section, les différents clients sont indiqués.
Si vous devez ajouter des actifs associés au client dans la tâche automatique, vous devez tenir compte du fait que le type de document doit appartenir à la section SAT ; devis de travail, bon de travail, bon de livraison de travail et/ou facture ordinaire.
En ce qui concerne les actifs, si vous indiquez un client et tous ses actifs associés, le logiciel ne génère pas un document par actif, mais vous devez enregistrer, pour ce client, autant de tâches que d'actifs, en sélectionnant chaque actif dans une tâche différente.
- Onglet Quand:D'ici, vous définissez la périodicité de la création du document en définissant la date de début, le nombre de répétitions souhaité ainsi que le caractère quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel de la répétition.
- Onglet Comment : Dans cette section, vous définissez l'email où vous recevrez le rapport d'exécution de la tâche automatique, vous pouvez configurer si vous avez seulement besoin de créer cette facture, ou si vous voulez aussi l'envoyer par mail en même temps qu'elle a été générée. Si vous choisissez d'envoyer le document, vous devez configurer le format et les options d'envoi.
- Onglet associé:Dans cette section, vous pouvez visualiser tous les documents qui sont générés au fur et à mesure de l'exécution des tâches.
Enfin, une fois que vous avez configuré toutes les sections, vous devez enregistrer pour que tous ces documents récurrents soient générés dans leur module respectif, vous recevrez également un rapport dans l'email avec toutes les informations des tâches automatiques générées.
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