Para crear una tarea automática debes seguir los siguientes pasos:
Desde tu perfil, accede a Funcionalidades > Tareas automáticas.
Una vez dentro de esta funcionalidad, pulsa en Nuevo. A continuación, establece;
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- Nombre de la tarea automática.
- Descripción de la tarea automática.
- Tipo, en este apartado seleccionamos el documento que queremos que se ejecute de forma automática.
Una vez indicado el tipo de documento se van a mostrar los distintos campos para configurar la tarea;
- Pestaña líneas: Desde este apartado se añaden los artículos o servicios necesarios, si necesitas agregar alguna anotación entre líneas, indica un Nuevo capítulo para establecerla.
- Pestaña Más información: En esta pestaña se configura toda la información relativa a precios, formas de envío, tarifas, agentes, etc.
Puedes elegir cada apartado o seleccionar que se usen según las preferencias del cliente.
También se pueden añadir observaciones, observaciones privadas y anexos.
En cuanto a los precios es importante saber:
- Que puedes mantener los precios establecidos en las líneas (el software mantiene el precio establecido en cada línea de producto/servicio del documento)
- Que puedes actualizar los precios según los precios del catálogo. (el software independientemente del precio establecido en la línea del producto/servicio establecerá el precio que viene en catálogo.)
- Que puedes actualizar los precios según precios del catálogo, de tarifas y del cliente. (el software independientemente del precio establecido en la línea del producto/servicio establecerá el precio que viene en catálogo, tarifas o clientes).
Pestaña A quién: Desde este apartado se indican los diferentes clientes.
Si necesitas añadir activos asociados al cliente en la tarea automática, tienes que tener en cuenta que el tipo de documento debe pertenecer al apartado SAT: presupuesto de trabajo, pedido de trabajo, albarán de trabajo y/o factura ordinaria.
En cuanto a los activos, si indicas un cliente y todos sus activos asociados, el software no genera un documento por activo, sino que debes dar de alta, para ese cliente, tantas tareas como activos se dispongan, seleccionando cada activo en una tarea diferente.
- Pestaña cuándo: Desde aquí se establece la periodicidad de creación de los documentos definiendo la fecha de inicio, el número de repeticiones deseadas así como si la repetición es diaria, semanal, mensual, trimestral o anual.
- Pestaña Cómo: En este apartado se define el correo electrónico a donde recibirás el informe de ejecución de la tarea automática, puedes configurar si solo necesitas crear esa factura, o si también deseas enviarla por correo a la vez que se ha generado. Si seleccionas enviar el documento, debes configurar el formato y las opciones de envío.
- Pestaña Relacionados: En este apartado puedes visualizar todos los documentos que se vayan generando conforme se ejecutan las tareas.
Por último, una vez que has configurado todos los apartados, debes guardar para que se generen todos esos documentos recurrentes en su respectivo módulo. Igualmente, recibirás un informe en el correo electrónico con toda la información de las tareas automáticas generadas.