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Contabilidad

 

1. Configuración de cuentas contables

Para configurar las cuentas contables, dirígete a Funcionalidades > Contabilidad > Configuración > Editar.

Lo primero que debes hacer es definir el número de dígitos que tendrán las cuentas contables que vas a utilizar en STEL Order.

Es muy importante que este número sea exactamente igual al que tengas en tu programa contable, de forma que exista coherencia plena entre ambos sistemas y no se produzca ningún tipo de error a la hora de realizar los traspasos.

Al introducir el número de dígitos contables, se realiza una precarga de datos estándar. Puede darse el caso en el que estas cuentas contables no coincidan con la contabilidad actual de tu empresa. Si es tu caso, modifica las cuentas contables de forma que se adapten a tus necesidades.

 

Al configurar las cuentas, existen dos tipos de cuenta contables especiales por ser auto incrementales:

        • Cuenta de cliente: permite definir el prefijo de la cuenta contable, así como el sufijo o número de la última cuenta contable asignada en tu programa.
        • Cuenta de proveedor: permite definir el prefijo de la cuenta contable, así como el sufijo o número de la última cuenta contable asignada en tu programa.

Que estas cuentas sean auto incrementales quiere decir que seguirán aumentando sus números de forma automática y secuencial conforme crees nuevos clientes y proveedores en STEL Order, por lo que por ahora solamente debes indicar la última cuenta de cliente y proveedor utilizadas en tu programa de contabilidad, a fin de poder continuar con la secuencia correcta.

Configura las demás cuentas contables que se muestran a continuación: 

        • Cuenta contable de venta de producto: la cuenta contable de ventas que se carga por defecto al crear un nuevo producto.
        • Cuenta contable de venta de servicio: la cuenta contable de ventas que se carga por defecto al crear un nuevo servicio.
        • Cuenta contable de tickets y otros gastos: la cuenta contable de ticket y otros gastos por defecto al registrar ticket y otros gastos.
        • Cuenta contable de compra: la cuenta contable de compras que se carga por defecto al crear un nuevo producto, servicio o gasto e inversión.
        • Cuenta contable de cobro/pago por defecto: la cuenta contable de cobro/pago por defecto que se use cuando no se tenga definida una forma de pago en un recibo que se traspase a contabilidad.

Estas cuentas contables que acabas de configurar serán los valores por defecto que se van a tomar siempre que un elemento no tenga una cuenta contable establecida particularmente, y también los valores que se asignarán a los nuevos elementos que se creen a partir de este momento, una vez pulses Guardar.

En el apartado inferior se encuentran las cuentas contables a establecer para Cuentas bancarias, para otras Formas de pago no asociadas a banco y para Impuestos. Si no ves las cuentas bancarias, accede a Configuración > Mi empresa > Cuentas bancarias para ver cómo configurarlas correctamente

Por último, carga las cuentas contables de clientes, proveedores, productos y servicios que ya tuvieras creados en STEL Order antes de activar la función de contabilidad. Para visualizar un ejemplo de lo que vas a realizar, accede a cualquier cliente, podrás ver que por ahora su cuenta contable aún no está definida. Del mismo modo, si accedes a la ficha de cualquier producto, puedes ver que su cuenta contable tanto de venta como de compra, tampoco está definida.

        • Debes realizar una exportación de toda esta información para poder incluir las cuentas contables en cada elemento masivamente. Para ello, accede a Configuración > Importar/Exportar > Exportar a fichero, y realiza las exportaciones de clientes, proveedores, productos, etc.
        • Para actualizar los datos en STEL Order, accede a Configuración > Importar/Exportar > Actualizar desde fichero, selecciona el Excel que has preparado anteriormente y, rápidamente, estarás asignando las cuentas contables a cada elemento de tu empresa. Ahora, si se han seguido todos los pasos correctamente, al acceder a la ficha de cada cliente o producto, verás las cuentas contables indicadas correctamente.

 

2. Traspaso a contabilidad

Para realizar el primer traspaso de contabilidad accede a Funcionalidades > Contabilidad > Traspaso contabilidad > Nuevo.

Escribe un nombre, indica fecha de inicio, fecha de fin del traspaso y selecciona los elementos que vas a asentar. Pulsa "Refrescar elementos" para que apliquen los cambios que has indicado.

La casilla "Incluir referencia de documento de proveedor" hace que, en los documentos de compra asentados, se tome la referencia indicada en la casilla "Ref. Documento Proveedor:" del documento, en lugar de la referencia interna.

Al guardar el traspaso, STEL Order te informa en caso de que existan errores. Si es así, debes subsanar estos errores antes de guardar el traspaso.

Si no quieres cambiar de vista y perder los datos de este traspaso, recomendamos que dupliques la pestaña de tu navegador o abras otra ventana con STEL Order para trabajar simultáneamente subsanando estos datos.

Por último, haz click en Más > Exportar y elige el tipo de exportación según tu software de contabilidad. 

 

3.Importar un traspaso contable a tu programa de contabilidad

Para exportar un traspaso ya guardado, bastará con seleccionarlo y hacer click en Más > Exportar, seleccionar el Tipo de exportación a realizar y hacer click en “Exportar”.

Finalmente, en tu programa de contabilidad debes importar los ficheros descargados de STEL Order.

Es importante indicar que todas las cuentas de nuevos clientes, proveedores, bancos… que todavía no existan en tu programa contable, pero que sí se hayan incluido en el traspaso de STEL Order, se crearán automáticamente durante la importación en tu software.

A continuación, puedes comprobar cómo importar dichos ficheros en los principales programas de contabilidad:

      1. A3 ASESOR: Accede a Utilidades > Importar/Exportar > Enlace contable, indica la ruta del fichero “SUENLACE.DAT” y haz click en «Enlazar».
      2. ContaSOL: Accede a Utilidades > ContaPlus > Ficheros ASCII de ContaPlus, selecciona los ficheros “Maestro de cuentas” y “Asientos” y haz click en “Aceptar”.
      3. APLIFISA: Accede a Utilidades > Traspaso de Datos > Ficheros ASCII de ContaPlus, selecciona los ficheros “Fichero de cuentas” y “Fichero de Asientos” y haz click en “Importar”.
      4. ContaPlus Flex: Accede a Asientos > Utilidades > Exportar/Importar, selecciona los ficheros “Subcuenta” y “Diario” y haz click en “Aceptar”.
      5. ContaPlus: Accede a Financiera > Opciones de diario > Utilidades de asientos > Exportación/Importación, selecciona los ficheros “Subcuenta” y “Diario” y haz click en “Aceptar”.
      6. ClassicConta: Accede a Herramientas > Importación de Datos > Importador de asientos, selecciona los ficheros “Diario” y “Subcuenta”, y continúa con el proceso de importación.