1. Configuración de cuentas contables

Para configurar las cuentas contables, dirígete a tu perfil > Funcionalidades > Contabilidad > Configuración > Editar.

Lo primero que debes hacer es definir el número de dígitos que van a tener las cuentas contables que vas a utilizar en STEL Order.

Es muy importante que este número sea exactamente igual al que tengas en tu programa contable de forma que exista coherencia plena entre ambos sistemas y no se produzca ningún tipo de error a la hora de realizar los traspasos. 

Al introducir el número de dígitos contables, se realiza una precarga de datos de forma orientativa. Puede darse el caso en el que estas cuentas contables no coincidan con las que tengas actualmente en tu contabilidad, en este caso no habría absolutamente ningún problema, lo único que tendrás que hacer es modificar las cuentas contables de forma que sean totalmente coherentes con las que tengas en tu contabilidad.

A continuación, debes configurar el formato de cuentas contables:

• • Cuenta de cliente: permite definir el prefijo o cuenta contable, así como el sufijo o subcuenta.
  • Cuenta de proveedor: permite definir el prefijo o cuenta contable, así como el sufijo o subcuenta.

Debes observar que las cuentas contables de clientes y proveedores son autoincrementales, por lo que se irán asignando de forma automática y secuencial a cada nuevo cliente o proveedor que demos de alta en STEL Order.
Este sentido, debes de configurar la última subcuenta de cliente y proveedor usadas en tu programa de contabilidad, a fin de poder continuar con la secuencia correcta.

• • Cuenta contable de venta de producto: la cuenta contable de ventas que se carga por defecto al crear un nuevo producto.
  • Cuenta contable de venta de servicio: la cuenta contable de ventas que se carga por defecto al crear un nuevo servicio.
  • Cuenta contable de tickets y otros gastos: la cuenta contable de ticket y otros gastos por defecto al registrar ticket y otro gastos
  • Cuenta contable de compra: la cuenta contable de compras que se carga por defecto al crear un nuevo producto, servicio o gasto e inversión.
  • Cuenta contable de cobro/pago por defecto: será la cuenta contable de cobro/pago por defecto que se use cuando no se tenga definida una forma de pago en un recibo que se traspase a contabilidad.

Una vez definidas las cuentas contables, aceptamos, y con ello podemos ver todas las cuentas contables que vamos a usar en STEL Order.
Si no ves las cuentas bancarias es porque no las tienes configuradas, pincha en el siguiente enlace: configurar las cuentas bancarias dentro de STEL Order.

Lo último que quedaría para configurar las cuentas contables, es cargar las cuentas contables de clientes, proveedores, productos y servicios que ya tuvieras creados en STEL Order antes de activar la contabilidad. Por ejemplo, si accedes a cualquier cliente puedes ver que su cuenta contable no está definida. Del mismo modo, si accedemos a la ficha de cualquier producto, puedes ver que su cuenta contable tanto de venta como de compra, tampoco está definida.

• • Debes realizar una exportación de esa información, para ello accede a Configuración > Importar/Exportar > Exportar a fichero, de esa forma puedes obtener un fichero Excel para poder incluir esa información.
  • Para actualizar los datos en STEL Order, es tan sencillo como ir a Configuración > Importar/Exportar > Actualizar desde fichero, selecciona el excel que has preparado anteriormente y con ello las cuentas contables de nuestros clientes ya quedaría correctamente actualizadas . Si accedo a cualquiera de ellos, puedo ver que efectivamente ya se le han asignado las cuentas contables que le corresponden.
  • A continuación hacemos lo mismo con los productos, de esta forma todo está correctamente configurado para realizar el primer traspaso contable.

2. Traspaso a contabilidad

Para realizar el primer traspaso de contabilidad debes dirigirte a tu perfil > Funcionalidades > Contabilidad > Traspaso contabilidad> Nuevo.

Asigna un nombre e indica fecha de inicio, fecha de fin del traspaso y selecciona los elementos que vas a asentar.

Al guardar el traspaso, STEL Order te informa en caso de que existan errores, si es así, debes subsanar estos errores antes de guardar el traspaso.

Lo último que queda es realizar el traspaso a contabilidad, pincha en Más > Exportar y elige el tipo de exportación según tu software de contabilidad. 

3.Importar un traspaso contable a tu programa de contabilidad

Para exportar un traspaso ya guardado, bastará con seleccionarlo y hacer click en Más > Guardar, seleccionar el Tipo de exportación a realizar y hacer clic en “Exportar”.

Finalmente, en tu programa de contabilidad debes de importar los ficheros descargados de STEL Order.

Es importante anotar que todas las cuentas de nuevos clientes, proveedores, bancos… que todavía no existan en tu programa contable pero que sí se hayan incluido en el traspaso, se crearan automáticamente durante la realización del mismo.

A continuación,  puedes comprobar cómo importar dichos ficheros en los principales programas de contabilidad:

1. A3 ASESOR: Accede a Utilidades > Importar/Exportar > Enlace contable, indica la ruta del fichero “SUENLACE.DAT” y haz clic en «Enlazar».
2. ContaSOL: Accede a Utilidades > ContaPlus > Ficheros ASCII de ContaPlus, selecciona los ficheros “Maestro de cuentas” y “Asientos” y haz clic en “Aceptar”.
3. APLIFISA: Accede a Utilidades > Traspaso de Datos > Ficheros ASCII de ContaPlus, selecciona los ficheros “Fichero de cuentas” y “Fichero de Asientos” y haz clic en “Importar”.
4. ContaPlus Flex: Accede a Asientos > Utilidades > Exportar/Importar, selecciona los ficheros “Subcuenta” y  “Diario” y haz clic en “Aceptar”.
5. ContaPlus: Accede a Financiera > Opciones de diario > Utilidades de asientos > Exportación/Importación, selecciona los ficheros  “Subcuenta” y “Diario” y haz clic en “Aceptar”.
6. ClassicConta: Accede a Herramientas > Importación de Datos > Importador de asientos, selecciona los ficheros “Diario” y “Subcuenta”, y continua con el proceso de importación.