La funcionalidad de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) permite transformar las imágenes y documentos escaneados en texto. Después, este texto es analizado en profundidad por nuestra Inteligencia Artificial para reconocer qué textos y qué números pertenecen a cada apartado dentro de un documento de STEL Order.
Es decir, la IA hará el trabajo por ti e indicará los nombres de productos, sus precios, asignará los impuestos a cada línea, etc. Además, hemos habilitado un visor en la esquina superior derecha que mostrará el documento importado para que puedas revisar el contenido, en tiempo real y de forma cómoda, y en caso de ser necesario, realizar modificaciones.
Inbox para compras hace referencia al apartado donde ves todos los documentos convertidos y pendientes de convertir. Las líneas presentes en Inbox para compras pueden ser convertidas manualmente o mediante OCR con uso de la IA.
¿Qué documentos puedes crear con OCR y desde dónde?
Haciendo uso de OCR o de la conversión manual en Inbox para compras, puedes crear Facturas de proveedor y Tickets y otros gastos. Estos documentos se pueden importar a tu cuenta de varias formas:
- Desde la vista Inbox para compras, pulsa o arrastra archivos en el campo con el texto Selecciona o arrastra archivos. Esto cargará los archivos seleccionados y se registrarán con la procedencia WEB.
- Próximamente, desde las aplicaciones móviles de STEL Order, disponibles para iOS y Android, puedes realizar una fotografía de un documento físico o subir documentos que tengas almacenados en tu dispositivo. Esto creará entradas en tu vista Inbox para compras con la procedencia iOS o Android, según el caso. Al realizar fotografías de documentos físicos, ten en consideración que los resultados serán más precisos cuanto más se parezca la fotografía a un documento escaneado. Puedes encontrar recomendaciones de una buena fotografía de un documento dentro de la aplicación.
- Desde el correo electrónico personalizable, siempre terminado en "@in.stelorder.com", donde se pueden recibir los documentos como adjuntos a través de un email. Si en el correo se incluye un solo documento adjunto, se creará una entrada individual en la vista Inbox para compras, igual que si se sube mediante WEB. En caso de que se agreguen más documentos, se creará una entrada compuesta de varias sub-entradas.
En las entradas de procedencia INBOX puedes pulsar en la línea para que se muestre una ventana emergente donde consultar los documentos adjuntos al correo y visualizar el correo original que llegó con esos adjuntos.
¿Qué tipos de ficheros puedes importar?
Se permite la importación de documentos desde los formatos .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .xml y .xsig. Los tipos de fichero .xml y .xsig crearán el documento inmediatamente al leer toda la información que se incluye dentro del archivo. En los formatos .pdf y de imágenes, puedes decidir si deseas convertir el fichero en documento de STEL Order De forma Manual o De forma automática (haciendo uso de la IA en este último caso). En ambos casos puedes elegir si deseas crear una Factura de proveedor o un Ticket.
Los ficheros Excel o CSV se pueden importar a través del Importador inteligente de documentos.
Conversión manual de documentos.
Al convertir documentos de forma manual, se abrirá inmediatamente la interfaz de creación de Facturas de proveedor o de Tickets y otros gastos. En la esquina superior derecha, puedes encontrar el icono de visualización de documento original. Al pulsarlo, se abre una ventana emergente dentro del software que muestra el documento que se importó originalmente. Ten en cuenta que, en caso de ser un .pdf con textos seleccionables, puedes seleccionar este texto, copiarlo al portapapeles y pegarlo en la edición del documento de STEL Order de una forma mucho más ágil y cómoda que lo has hecho hasta ahora. En caso de imágenes, te sirve para poder comprobar toda la información dentro del documento e ir escribiendo mientras ves cada dato del documento en el momento, sin tener que cambiar de ventana constantemente o apartar la vista del monitor.
Conversión automática de documentos con uso de IA.
Al convertir documentos mediante OCR y uso de IA, se analizarán los textos y números presentes en el documento y se ubicarán en su apartado correspondiente en la interfaz de creación de documentos de STEL Order. El tiempo de procesamiento puede variar en función del documento a analizar y de tu conexión a Internet en el momento.
La conversión automática de documentos consumirá créditos. Estos créditos pueden ser contratados desde la vista de Inbox para compras o desde tu apartado Mi STEL Order por un precio reducido. La creación automática de una factura de proveedor consume dos créditos, mientras que la creación automática de un ticket consume un único crédito. En el caso de archivos .xml y .xsig, la conversión automática no consumirá ningún crédito.
Cómo funciona la vista Inbox para compras.
En la vista de Inbox para compras puedes encontrar dos grandes columnas: entradas en Inbox y los documentos relacionados en tu STEL Order. La columna Entradas en Inbox muestra la Fecha de cada fila, la Procedencia de cada fila, el Nombre del archivo subido y la columna Acción. La columna Documentos en tu STEL Order muestra y se puede acceder al documento que se ha creado a partir de una entrada de Inbox, cuando se haya realizado la conversión.
En los casos de .pdf e imágenes, al pulsar sobre el nombre del archivo, se abrirá la vista previa del archivo subido.
En los casos de documentos recibidos por correo electrónico, se abrirá la ventana "Datos de la entrada de Inbox", donde se podrá visualizar cada uno de los documentos adjuntos y la información del correo electrónico recibido.
La columna Acción/Estado te muestra si una determinada fila tiene una acción pendiente de realizar o te informa del estado en el que se encuentra. Los posibles estados son los siguientes:
- Pendiente de convertir: El documento se ha subido a Inbox y está pendiente de convertir. Se mostrará un botón de color verde con el texto "Convertir".
- En curso: Ya se ha pulsado Convertir anteriormente en este documento, y ya se consumieron los créditos correspondientes. Sin embargo, no se llegó a guardar el documento en STEL Order. Se mostrará un botón de color amarillo con el texto "En curso". Volver a pulsar este botón no consume créditos y no tiene ningún tiempo de espera, ya que la IA hizo el trabajo anteriormente.
- Convertido: Estos documentos ya han sido convertidos usando IA o de forma manual, y tienen el documento de STEL Order relacionado en la columna derecha. Se muestran con un tick de color verde en el listado.
- Pendiente de rechazar: En los casos que se suba un archivo cuya extensión no sea ninguna de las mencionadas anteriormente en este artículo, se mostrará en el listado con un botón rojo y con el texto "Rechazar".
- Rechazado: Siguiendo el caso anterior, al pulsar el botón Rechazar, esta fila quedará con el estado Rechazado. Se muestra en el listado con una cruz de color rojo. Puedes eliminar estas filas o cualquier otra que desees seleccionándola y pulsando Más > Eliminar.
En la parte superior se muestra el recuento de documentos Pendientes de convertir o En curso.
Por último, queremos avisar de dos casos concretos en los que conocemos que, por el momento, la IA no está ofreciendo un buen resultado:
- Documentos que contengan líneas sin una referencia, como artículos sin referencia o capítulos.
- Cualquier imagen incrustada dentro de un .pdf que se importe de forma digital podrá no ser leída por la Inteligencia Artificial de OCR. En estos casos recomendamos pasar el documento .pdf a imagen mediante herramientas online.