Todo sobre el módulo de catálogo

STEL Order cuenta con un módulo dedicado a productos, servicios, gastos e inversiones y activos en clientes.

El catálogo es donde debes dar de alta todos aquellos conceptos que quieras tener guardados para recuperarlos cuando realices facturas, albaranes / notas de entrega, presupuestos / cotizaciones o gastos.

 

1. Productos

Son productos físicos que tu empresa vende y compra. Con STEL Order puedes registrar todos los productos que necesites de distintas formas:

    • Catálogo > Productos > + Nuevo.
    • Desde cualquier documento, pulsando en + Nueva línea, puedes indicar el nombre del producto y pulsando en + te permitirá añadir el producto al documento. Para guardarlo en tu catálogo debes pulsar el símbolo de disquete que aparece en el margen izquierdo de la línea y se abre una ventana para que completes la información. 
    • También puedes importar tu listado de productos de forma masiva por medio de la funcionalidad importar de fichero.

En el listado de productos dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes: Imagen, Nombre, Descripción, Código de barras, Stock real, Stock virtual, Stock mínimo, Precio, Precio de compra, Familia de productos, En promoción y Actividad.

 

También puedes aplicar filtros desde el listado para realizar búsquedas más específicas. 

    • Familia de productos: permite filtrar por familia de productos, las cuales actúan como categorías, para ordenar y poder mostrar o encontrar rápidamente la familia que se necesite. Para saber cómo crear familias de productos en la configuración, pulsa aquí.
    • Tarifas: para filtrar por tarifa. Para saber cómo configurar las tarifas, accede desde aquí.
    • Productos en promoción: muestra aquellos productos que están marcados en promoción.
    • Descatalogados: muestra aquellos productos que están marcados como descatalogados.
    • Bajo stock mínimo: muestra aquellos productos en los que se haya establecido un stock mínimo.
    • Impuestos incluidos: muestra el precio de venta y compra con impuestos incluidos.
    • Control de stock: permite filtrar por productos que tengan activados el control de stock, sin control de stock o todos.
    • Estado de adjuntos: muestra los productos según tengan adjuntos en su ficha; todos, con adjuntos o sin adjuntos.
    • Estado de Shop: permite filtrar por aquellos productos que han sido publicados en Shop, por los que aún no han sido publicados o por todos.
    • Creado desde: muestra los productos según la procedencia de creación; web, Android, iOS, API.

Si tienes la funcionalidad Multialmacén, puedes filtrar por almacenes y saber el stock de tus productos en cada uno de ellos. Para saber cómo crear nuevos almacenes, haz clic aquí.

 

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

 

En el listado de productos, si pulsas en Más, tienes las siguientes opciones:

    • Eliminar: Puedes eliminar el producto, el cual lo encontrará en la papelera de reciclaje accediendo con el usuario Super Administrador.
    • Duplicar: Puedes repetir el producto.
    • Publicar en Shop: Puedes seleccionar los productos y publicarlos masivamente en la Shop. Haz clic aquí para conocer más sobre la funcionalidad Shop.
    • Exportar: Puedes exportar tus productos en formato Excel o CSV.

 

Catálogo online de tus productos 

Tener todo tu listado de productos y servicios cargado en STEL Order te ahorra muchísimo tiempo a la hora de introducir toda la información en los diferentes documentos.

Cuanto mejor y más completas tengas las fichas de los productos, más información muestra el programa (rentabilidades) y más información proporciona al cliente en los documentos (fotos, descripciones, etc.).

 

La estructura de las ficha de productos tienen el siguiente formato:

  • General: información general. Muestra el campo descripción (esta descripción del producto es la que se visualiza al momento de añadirlo a un documento) y observaciones privadas (esta información permanece únicamente dentro de la ficha del producto, no es visible para el cliente)
  • Comercial: donde se establecen todos los precios de venta y de compra, precio mínimo, descuentos predefinidos, impuesto etc. Estos serán los precios que se muestra al introducirse en los documentos.
  • Tarifas: son las diferentes tarifas de este producto. Para ver más información sobre las tarifas, haz clic aquí. En esta pestaña también se encuentran los precios especiales de venta y precios especiales de compra
  • Stock: control de unidades en stock. También desde este apartado podrás contratar y gestionar la funcionalidad de Multialmacén y llevar control de stock de diferentes almacenes, en todos los almacenes puedes pulsar la opción Mostrar histórico para ver todo el histórico de movimiento de stock del producto. Para ver más información sobre el stock, haz clic aquí.
  • Imágenes: donde puedes poner todas las fotos del producto.
  • Adjuntos: donde puedes adjuntar cualquier documento para tenerlo siempre disponible. Fichas técnicas, especificaciones, manuales de montaje, etc.
  • Histórico: donde puedes ver en qué documentos está incluido el producto (se puede exportar el histórico) 
  • Shop: puedes configurar tu producto para mostrarlo en la Shop. Haz clic aquí.

 

En la ficha del producto, si pulsas en “Más” te permite elegir estas opciones:

    • Eliminar: permite mandar el producto en la papelera de reciclaje.
    • Duplicar: permite hacer una copia del producto.

 

2. Servicios

Son servicios que tu empresa provee. Conceptos como mano de obra, transporte, desplazamiento, estudio del proyecto, etc, se clasifican aquí.

 

Puedes registrar todos los servicios que necesites de distintas formas:

    • Catálogo > Servicios > + Nuevo.
    • Desde cualquier documento, pulsando en + Nueva línea, puedes indicar el nombre del servicio y pulsando en + te permitirá añadir el producto al documento. Para guardarlo en tu catálogo debes pulsar el símbolo de disquete que aparece en el margen izquierdo de la línea y se abrirá una ventana para que completes la información. 
    • También puedes importar tu listado de servicios de forma masiva por medio de la funcionalidad importar de fichero.

 

En el listado de servicios dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes: Imagen, Nombre, Descripción, Precio, Precio de compra, En promoción y Actividad.

 

También puedes aplicar filtros desde el listado, para realizar búsquedas más específicas. 

    • Tarifas: para filtrar por tarifa. Para saber cómo configurar las tarifas, accede desde aquí.
    • Servicios en promoción: muestra aquellos servicios que están marcados en promoción.
    • Descatalogados: muestra aquellos servicios que están marcados como descatalogados.
    • Impuestos incluidos: muestra el precio de venta y compra con impuestos incluidos.
    • Estado de adjuntos: muestra los servicios según tengan adjuntos en su ficha; todos, con adjuntos o sin adjuntos.
    • Creado desde: muestra los servicios según la procedencia de creación: web, Android, iOS, API.

 

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

 

En el listado de servicios, si pulsas en Más, tienes las siguientes opciones:

    • Eliminar: puedes eliminar el servicio y mandarlo a la papelera de reciclaje.
    • Duplicar: puedes repetir el servicio.
    • Exportar: puedes exportar tus servicios en formato Excel o CSV.

 

La estructura de las ficha de servicios tienen el siguiente formato:

  • General: información general. Muestra el campo descripción (esta descripción del servicios es la que se visualiza al momento de añadirlo a un documento) y observaciones privadas (esta información permanece únicamente dentro de la ficha del servicio, no es visible para el cliente)
  • Comercial: donde se establecen los precios de venta y de compra, precio mínimo, descuentos predefinidos, impuesto etc. Estos son los precios que se muestran al introducirse en los documentos.
  • Tarifas: son las diferentes tarifas del servicio. Para ver más información sobre las tarifas, haz clic aquí. En esta pestaña también se encuentran los precios especiales de venta y precios especiales de compra.
  • Imágenes: donde puedes poner todas las fotos del servicio.
  • Adjuntos: donde puedes adjuntar cualquier documento para tenerlo siempre disponible. Condiciones, especificaciones, manuales de montaje, etc.
  • Histórico: donde puedes ver en qué documentos está incluido el servicio (se puede exportar el histórico).

 

En la ficha del servicio, si pulsas en “Más” te permite elegir estas opciones:

    • Eliminar: Puedes eliminar el servicio, que siempre puedes encontrarlo en la papelera de reciclaje accediendo con el usuario Super Administrador. 
    • Duplicar: permite repetir el servicio.

 

3. Gastos e inversiones

Son conceptos que quieres tener guardados, pero que no pertenecen ni a productos ni a servicios, porque no se venderán nunca. Estos conceptos se usan como gastos o como inversiones de la empresa y que, para tenerlos controlados, debes distinguir entre los que llevan impuestos y los que no. 

En este apartado, debes registrar aquellos gastos e inversiones que contengan impuestos, como puede ser la cuota del teléfono, internet, alquiler del local, seguros o nóminas, material consumible, etc. Los gastos que no llevan impuestos debes registrarlos en la sección de Compras > Tickets y otros gastos.

 

Puedes registrar todos los gastos e inversiones que necesites entrando en Catálogo > Gastos e inversiones > + Nuevo.

En el listado de gastos e inversiones dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes: Imagen, Nombre, Descripción, Precio, Categoría, Tipo y Actividad.

 

También puedes aplicar filtros desde el listado, para realizar búsquedas más específicas:

    • Impuestos incluidos: muestra el precio con impuestos incluidos.
    • Categoría de gasto e inversión: permite filtrar por categorías, para ordenar y poder mostrar o encontrar rápidamente la que se desee. Para saber cómo crear categorías de gastos o de inversión en la configuración, pulsa aquí.
    • Estado de adjuntos: muestra los gastos e inversiones según tengan adjuntos en su ficha; todos, con adjuntos o sin adjuntos.
    • Creado desde: muestra los productos según la procedencia de creación: web, Android, iOS, API.

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

 

En el listado de gastos e inversiones, si pulsas en Más, tendrás las siguientes opciones:

    • Eliminar: puedes eliminar el gasto o inversión, que siempre lo puedes encontrar en la papelera de reciclaje accediendo con el usuario Super Administrador.
    • Duplicar: puedes repetir el gasto o inversión.
    • Exportar: puedes exportar tus gastos e inversiones en formato Excel o CSV.

 

La estructura de las ficha de gastos e inversiones tiene el siguiente formato:

En la cabecera puedes indicar el nombre, precio, impuestos, cuenta contable así como la categoría del gasto.

  • General: información general. Muestra el campo descripción (esta descripción es la que se visualiza al momento de añadirlo a un documento) y observaciones privadas (esta información permanece únicamente dentro de la ficha, no es visible en los documentos).
  • Imágenes: donde puedes poner todas las fotos del gasto o inversión.
  • Adjuntos: donde puedes adjuntar cualquier documento para tenerlo siempre disponible. Factura o recibo del gasto, contrato de alquiler del local, etc.
  • Histórico: donde puedes ver en qué documentos está incluido el gasto o inversión (se puede exportar el histórico).

 

En la ficha del gasto e inversión, si pulsas en “Más” te permite elegir estas opciones:

    • Eliminar: permite eliminar el gasto o inversión, que siempre lo puedes encontrar en la papelera de reciclaje accediendo con el usuario Super Administrador.
    • Duplicar: permite repetir el gasto o inversión.

 

4. Activos en clientes 

Los activos en clientes son todas aquellas máquinas, equipos informáticos, o cualquier elemento que le hayas vendido, instalado o alquilado a un cliente, o sean propiedad de él, y estén sujetos a un mantenimiento preventivo o continuo.

 

Puedes registrar todos los servicios que necesites de distintas formas:

    • Catálogo > Activos en cliente> + Nuevo.
    • Desde la creación de una incidencia, pulsando en SAT > Incidencia > +Nuevo, indicar un cliente y en el campo “Activos”, pulsar en el botón +, completar los datos del activo.
    • Desde cualquier documento de SAT, desde la pestaña Más información, pulsando el botón +, completar los datos del activo. 
    • También desde la línea del producto añadida en cualquier documento de SAT, sobre la línea de producto clic derecho > Nuevo activo en cliente.
    • Entrando en la ficha del cliente > pestaña Activos > +Nuevo.
    • También puedes importar tu listado de servicios de forma masiva por medio de la funcionalidad importar / exportar.

En el listado de activos en clientes, dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes: Imagen, Nombre, Identificador, N.º de serie, Cliente, Dirección, Primer evento, Documentos, Incidencias, Eventos, Inicio de la garantía y Final de la garantía.

 

También puedes aplicar filtros desde el listado para realizar búsquedas más específicas. 

    • Todos: filtrar por el estado pendiente, según documentos pendientes, incidencias pendientes, eventos pendientes o eventos pendientes vencidos. 
    • Sujetos a mantenimiento: muestra aquellos activos que están sometidos a un mantenimiento.
    • En garantía: muestra aquellos activos que están sometidos a una garantía.
    • Selecciona un cliente: permite seleccionar un cliente y mostrará aquellos activos que tenga relacionados.
    • Creado desde: muestra los productos según la procedencia de creación; web, Android, iOS, API.

 

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

 

En el listado de activos en clientes, si pulsas en Más, tienes las siguientes opciones:

    • Eliminar: puedes eliminar el activo, que siempre puedes encontrarlo en la papelera de reciclaje accediendo con el usuario Super Administrador.
    • Duplicar: puedes repetir el activo.
    • Exportar: puedes exportar tus activos en clientes en formato Excel o CSV.

 

La estructura de las ficha de activos tiene el siguiente formato:

En la cabecera del activo puedes indicar el nombre del activo, así como el identificador, número de serie, marca y modelo, puedes marcarlo sujeto a mantenimiento e indicar la fecha de inicio y fecha de fin de la garantía.

  • General: información general. Muestra el campo descripción (esta descripción es la que se visualiza al momento de añadirlo a un documento) y observaciones privadas (esta información permanece únicamente dentro de la ficha del activo, no es visible para el cliente)
  • Imágenes: donde puedes poner todas las fotos del activo.
  • Adjuntos: donde puedes adjuntar cualquier documento para tenerlo siempre disponible. Condiciones, especificaciones, manuales de montaje, etc. Estos adjuntos puedes descargarlos o enviarlos a tus clientes por email.
  • Relacionados: donde puedes ver en qué documentos, incidencias y eventos está incluido el activo (se puede exportar el histórico). 

 

En la ficha del activo, si pulsas en “Más” te permite elegir estas opciones:

    • Eliminar: permite eliminar el activo, que siempre puedes encontrarlo posteriormente en la papelera de reciclaje accediendo con el usuario Super Administrador.
    • Duplicar: permite repetir el activo.
    • Crear evento: permite crear un evento en el apartado Agenda.

 

Los activos en clientes están relacionados con el apartadoSAT. En los documentos de esta sección es donde puedes relacionar tus activos y llevar un control y trazabilidad más exhaustiva.

 

Los activos se pueden asignar a un cliente o, de lo contrario, dejarlos sin asignar hasta que sea necesario, si así lo tienes indicado en la configuración en Configuración avanzada > Otras configuraciones.

 

La versatilidad de los activos reside en el control que puedes hacer sobre ellos, desde crear un Evento en un calendario, para tener un registro de cuándo, dónde y a quién hay que realizar dicho mantenimiento; o bien, (recomendado) generar Tareas automáticas con los mantenimientos. 

Para generar Tareas automáticas vinculadas a activos, debes ir a Funcionalidades > Tareas automáticas > +Nuevo.