1. Agenda
La agenda de STEL Order funciona de una forma muy similar a Google Calendar, pero es más avanzada para tu negocio, ya que está integrada con todos tus empleados, clientes, proveedores, incidencias, facturas, etc.
Con la agenda de STEL Order puedes gestionar los diferentes tipos de eventos (llamadas, visitas, reuniones) que puedas tener relacionados con clientes o proveedores, así como crear calendarios, los cuales estarán compartidos con los usuarios deseados.
También puedes gestionar las tareas, mediante las que podrás tener un control del tiempo efectivo que empleas para su realización.
2. Calendario
Crear eventos
Los eventos son avisos o notificaciones creados en la agenda. Estos pueden ser creados en un calendario propio (denominado personal) o en calendario de visión compartida (con resto de empleados).
Para crear tipos de eventos y elegir un color aplicable al mismo, debes ir a la opción Configuración > Configuración Básica > Lista de datos > Tipos de evento. Ahí puedes crear nuevos tipos de eventos, eliminar o editar los existentes, así como modificar colores asociados a los mismos.
En cuanto a los eventos, puedes filtrar por:
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- Cliente: Para encontrar eventos relacionados con x cliente.
- Tipo de evento: Podemos elegir que nos muestre solo los eventos de, por ejemplo, llamada, reunión, visita o cualquiera de los que tenemos creados.
- Estado del evento: Podemos elegir que nos muestre los eventos pendientes, realizados o rechazados.
- Vinculados a activos: De esta forma vamos a visualizar solo los eventos que tienen algún activo asociado.
- Selecciona un activo: Desde esta opción, abre los activos en cliente para seleccionar un activo en concreto y visualizar si tiene o no creado un evento.
También debes tener en cuenta que los eventos en la agenda son exportables, a través del botón Exportar.
Para crear un nuevo evento, debes acceder a Agenda > Calendario y pulsar en Nuevo evento.
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- Añade el asunto (título del evento).
- Selecciona fecha de inicio/fin. Si desmarcas el check "todo el día", te permitirá elegir unas horas específicas.
- Puedes elegir si se guarda en un calendario personal (solo lo ve el usuario), o de visión compartida.
- Dentro del evento puedes programar una repetición que puede ser diaria, semanal, mensual, anual, etc. Además, también vas a poder decir cuándo inicia, cuándo finaliza y las repeticiones necesarias.
- Este evento puedes asociarlo a un cliente/proveedor.
- Dentro del mismo vas a establecer con qué antelación quieres que te avise a través del apartado recordatorio. Desde web te aparece un recordatorio de inicio del evento sobre el que, si no pulsas Aceptar, no te deja seguir trabajando. En la aplicación móvil, te llega una notificación avisando del comienzo del mismo.
- Si creas, por ejemplo, un evento en un calendario personal (solo lo ve el usuario) y quieres compartirlo con otro empleado, debes pulsar el botón "compartir +", para que esta persona también esté notificada.
- Sobre el evento también puedes añadir archivos adjuntos.
Otra forma de crear eventos es a través del botón nuevo en la pantalla de inicio, a través de la ficha de clientes/proveedores, accede a la ficha del mismo y pulsa en la opción nuevo evento, esto mismo también se puede realizar sobre cualquier documento generado, por ej. sobre una factura en la cual quieres que te avise de que tienes que reclamar su cobro puedes crear un evento accediendo a la misma y pulsar en la opción Más > Crear evento, de esta forma el evento ya viene con información del cliente y del documento sobre el que creaste dicho evento.
- A través de la pantalla de Inicio > Nuevo > Evento
- Sobre cualquier documento generado, desde el botón Más > Crear evento.
- Sobre la ficha de Clientes/ Clientes potenciales/Proveedores accediendo a la misma y pulsando en Nuevo > Evento.
- Desde cualquier proyecto pulsando en Más > Crear evento.
3. Crear calendarios
Los calendarios se usan para poder realizar eventos que se visualizan por los diferentes miembros que forman el mismo.
Ej. Calendario de instalaciones, calendario de administración, calendario de comerciales, etc.
La visibilidad web del calendario se puede modificar de tal forma que podemos visualizar nuestro calendario por día, mes, semana, modo agenda.
Para crear un calendario debes acceder a Agenda > Calendario > Nuevo Calendario.
A continuación, añade el nombre, una descripción y pulsa en la opción Compartir para añadir los diferentes usuarios que van a tener acceso a la visibilidad del mismo. Por último, pulsa en Guardar.
Dentro de STEL Order web, vas a ver que vienen cuatro calendarios establecidos por defecto. El calendario "actividad" es aquel que nos muestra cada uno de los documentos generados en STEL Order; el calendario "Incidencias" muestra las incidencias de SAT / Mantenimiento de una forma visual; y el "Tareas automáticas" muestra la fecha de próxima ejecución de cada una de tus Tareas automáticas.
El calendario personal es un calendario único asociado a cada empleado dado de alta en STEL Order. Cuando pulsas en nuevo evento, te aparece dicho calendario por defecto.
Dentro de STEL Order puedes también modificar el calendario que viene predeterminado para que todo lo que guarde ese empleado directamente se guarde en un calendario compartido y no en el personal.
Para ello, debes acceder a Configuración > Mi empresa > Usuarios, selecciona al usuario en cuestión y, dentro del usuario, pulsa General > Editar > Cambiar el calendario establecido por defecto (personal).
4. Tareas
Dentro de la agenda de STEL Order también puedes crear tareas para llevar un control del tiempo de realización de cada una de las actividades.
Para crear una tarea, simplemente accede a Agenda > Tareas, añadir una tarea y pulsa Intro.
Dentro de la misma vas a poder añadir el tiempo estimado que durará la tarea, el tiempo efectivo que le estás dedicando a dicha tarea, así como el cliente si existe sobre el que vas a realizar la misma.
También puedes añadir Adjuntos, mover el porcentaje según se avance en la misma, añadir descripción de las tareas que vas realizando y compartirla con cualquier empleado o usuario de STEL Order, notificando por correo.
Si quieres eliminar dicha tarea para que no aparezca en el listado de Todas, simplemente tienes que marcar el cuadro de "realizada" y desaparecerá de la lista de tareas para visualizarse dentro del apartado Todas / completadas recientemente.
5. Sincronizar la agenda con los clientes del CRM
STEL Order permite sincronizar la agenda del teléfono con los clientes del CRM.
Gracias a ello, podrás tener en la agenda del teléfono todos los nombres, teléfonos y correos electrónicos de los clientes y clientes potenciales que estén en STEL Order, de una manera automática y siempre actualizados.
Así, podrás ver el nombre del cliente cuando recibe una llamada y en el registro de llamadas.