Facturation

1. Factures

STEL Order offre de nombreuses options et possibilités sur la façon de faire des factures en ligne ou avec votre mobile ou tablette.

Vous pouvez créer des factures de différentes manières:

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    1. Directement depuis Facturation > ; Factures > ; Nouveau..
    2. Depuis n'importe quel document de vente ou SAT, en cliquant sur More > ; Generate > ; Invoice.
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    4. Une autre option pour générer des factures est directement à partir du fichier client, cliquez sur Nouveau > ; Facture > ; Factureet vous pourrez créer la facture.
    5. Vous pouvez également générer la facture à partir de l'écran Start > ; New > ; Billing > ; Invoice..

    À partir d'une facture, vous pouvez générer une facture de crédit dans le cas où vous devez rembourser votre client ou que l'achat n'a pas été satisfait. Pour ce faire, cliquez sur Plus > ; Générer > ; Facture par note de crédit.

    Lors de la génération d'une facture, vous pouvez sélectionner le client ou le créer sur place si c'est un nouveau client.

    Puis, cliquez sur "Ajouter des lignes" pour inclure les articles, descriptions, prix, remises et unités que vous vendez. Vous pouvez ajouter des produits disponibles dans votre catalogue en ligne, ou les créer sur place pour une utilisation uniquement à ce moment-là.

    Définissez le mode de paiement, les dates d'échéance de votre facture, entre autres informations.

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    Plus d'informations

    Objet Plus d'informations

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      • Projets : Vous pouvez indiquer le projet auquel le document se rapporte.
      • Assets : Liens des actifs qui seront visibles dans ce champ..
      • Méthode d'expédition : Vous permet d'indiquer une méthode d'expédition pour vos marchandises.
      • Adresse de facturation : L'adresse de facturation par défaut du client est indiquée dans le fichier client. Vous pouvez la modifier manuellement si vous en avez besoin.
      • Adresse de facturation : L'adresse de facturation par défaut est indiquée.
      • Adresse d'expédition : L'adresse d'expédition par défaut que vous avez créée est affichée. Vous pouvez le modifier manuellement.
      • Date d'envoi : Pour savoir quand vous avez envoyé le document.
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      • Monnaie : Monnaie dans laquelle est indiqué le montant du document.
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      • Taux de change : Taux de change de la devise par rapport à la devise générale de la société, à des fins de reporting économique.
      • Taux de change : Taux de change de la devise par rapport à la devise générale de la société, à des fins de reporting économique.
      • Observations : Informations supplémentaires que vous souhaitez inclure dans le document. Il apparaîtra dans la zone inférieure lors de la visualisation ou de l'envoi du document.
      • Marques privées : Informations supplémentaires que vous souhaitez inclure dans le document, mais qui ne seront pas incluses dans le document et ne seront pas visibles par le client.
      • Attaches : Les informations supplémentaires que vous souhaitez inclure dans le document, les pièces jointes seront toujours affichées sur une deuxième page.
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    Objet Recettes :

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    Dans cet onglet vous pouvez gérer l'encaissement de votre facture, vous pouvez saisir le reçu, modifier le montant à encaisser, la date d'échéance, changer la date d'encaissement et surtout encaisser votre facture.

    Onglet Attachements:
    Dans cet onglet, vous pouvez joindre des documents et des images que vous pouvez prendre avec votre téléphone portable ou télécharger via votre navigateur. Vous pouvez ensuite les envoyer par courrier électronique à vos clients en même temps que vous envoyez la facture.

    Vous avez également la possibilité d'envoyer uniquement les pièces jointes, cliquez sur "Envoyer par email (pièces jointes uniquement).

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    Vous pouvez télécharger les pièces jointes que vous chargez dans votre document en cliquant sur le bouton "Télécharger".

    Signature:

    tab.

    La signature collectée auprès de notre client depuis l'App est affichée, ainsi que le Nom et le numéro d'identification fiscale.

    Related onglet:

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    Dans cet onglet, vous trouverez tous les documents liés au document en cours ainsi que les événements.

    Toutes ces informations peuvent être exportées, en cliquant simplement sur le bouton prévu à cet effet.

    Une fois que vous avez vérifié que votre facture ressemble aux informations dont vous avez besoin, vous pouvez l'envoyer par e-mail à votre client depuis STEL Order. Il suffit de cliquer en haut sur More > ; Send.

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    Sélectionnez le format dans lequel vous souhaitez l'envoyer et à quelle adresse électronique vous souhaitez l'envoyer. Si vous avez défini l'adresse électronique dans le profil de votre client, elle sera chargée afin que vous puissiez l'envoyer automatiquement.

    Visualisation du document

    Les documents peuvent être consultés, soit pour être imprimés, soit pour être téléchargés ou envoyés par courriel. Depuis la liste des documents ou depuis le document lui-même, en cliquant sur Afficher/Imprimer, vous disposez de ces options :

  • Default : Le document que vous avez enregistré par défaut sera affiché.
  • Plus d'options : permet d'afficher le document selon les options disponibles: .
          • Valué : Le document est généré avec tous les prix, unités et totaux.
          • Facture électronique:Il vous permet de générer une facture électronique..
          • Ticket : Le document est présenté en mode ticket, pour une impression sur une imprimante de tickets 80mm (thermique).

Dans les options du PDF, vous trouverez également les éléments suivants :

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          • Prix avec taxes déjà incluses:Le prix de vente de base des produits est indiqué avec les taxes appliquées.
          • Format lettre : Le document est affiché au format lettre, de sorte qu'il peut être envoyé par courrier ordinaire.
          • Le document est affiché au format lettre, de sorte qu'il peut être envoyé par courrier ordinaire.
          • Inclure la photo principale des produits/services : Le document affiche la photo principale des produits/services.
          • Enregistrer ce paramètre comme valeur par défaut : Vous permet d'enregistrer le paramètre que vous avez marqué pour être enregistré comme valeur par défaut.

Dans la section Paiements en ligne, elle vous permet d'indiquer les options de paiement:

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            • PayPal : Vous permet de payer à partir du document avec cette méthode, à condition que la fonctionnalité Paiements en ligne soit configurée.
            • Carte:Vous permet de payer avec cette méthode à partir du document, si elle est activée dans la fonctionnalité des paiements en ligne.
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            • Concept : Permet d'indiquer le texte qui sera affiché lors de la visualisation du document. Par défaut, il affiche la référence du document.
            • Quantités : Par défaut, il affichera le montant total du document. Vous pouvez le modifier si vous le souhaitez.

    Déclarations de factures

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    Les statuts de facture ne peuvent pas être créés, modifiés ou supprimés. Il s'agit de statuts par défaut qui ne changent sur les factures que lorsque les reçus sont collectés.

    Les statuts disponibles sont : brouillon, en attente, partiellement encaissé et encaissé.

    Collez vos factures de différentes manières

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    Auprès de STEL Order, vous disposez de plusieurs options pour recouvrer vos factures:

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        • Lorsque vous générez une facture, avant de l'enregistrer, vous pouvez cliquer sur le bouton "Collecter", et un écran s'affiche indiquant le total, le montant livré et la modification. Il sera facturé avec la date d'échéance et le jour de paiement du jour courant.
        • Vous pouvez également encaisser une facture lorsque vous l'enregistrez en cochant la case "Marquer comme payé". Le reçu indiquera la date d'échéance et le jour de paie du jour courant.
        • La facture indiquera la date d'échéance et le jour de paie du jour courant.
        • A partir de la même facture, cliquez sur l'onglet Reçus et en cliquant sur les différents reçus, vous pouvez cocher la case "Recouvré", afin qu'il passe au statut de Recouvré.
        • Dans la liste des reçus de factures, vous pouvez filtrer par le statut "Non encaissé" et sélectionner les reçus que vous voulez, cliquez sur "Encaisser" et un message s'affichera où vous pourrez indiquer le Concept, la forme de paiement et la date de l'encaissement.

      Personnalisez vos factures et sachez instantanément quand vos clients les lisent

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      Avec STEL Order il est très facile de personnaliser vos documentsselon vos besoins, pour cela accédez à Configuration > ; Ma société > ; Mes modèles.

      Grâce à la Accusé de réceptionfonctionnalité de STEL Order, vous saurez instantanément quand votre client a consulté vos documents.

      Lorsque vous l'enverrez, une enveloppe orange s'affichera en indiquant le jour et l'adresse électronique. Lorsque votre client consulte la facture, l'enveloppe passe au vert, qui indique la date du dernier envoi, l'adresse de livraison, la date de première et de dernière lecture et le nombre de fois où la facture a été consultée.

      Vous n'avez pas à vous soucier de la numérotation de vos factures car STEL Order numérote automatiquement vos factures de manière consécutive. Vous pouvez vérifier cette numérotation à partir de Settings > ; Basic Settings > ; References, à l'intérieur de la référence de la facture, champ "Last reference".

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      Vous pouvez également créer des factures avec votre mobile ou votre tablette grâce à l'application STEL Order. Vous pourrez facturer vos clients où que vous soyez. Il n'existe aucune application avec laquelle vous pouvez établir une facture plus rapidement qu'avec l'application STEL Order.

      Depuis la facture, le menu "Plus" propose ces options.

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        • "Supprimer" : Pour supprimer le document.
        • "Télécharger" : Pour télécharger le document en .pdf. Les différentes options de téléchargement sont présentées avec les différents formats utilisables.
        • "Générer" : Pour générer un document à partir du document actuel.
        • "Dupliquer" : Pour dupliquer le document comme tout autre type de document, sans affecter l'état du document actuel.
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        • "Exporter" : Pour télécharger le document commercial sous forme de fichier Excel .xlsx ou CSV.
        • "Pay online" : Pour gérer les paiements via Paypal ou par carte de crédit avec la passerelle de paiement Stripe, vous devez avoir configuré la fonctionnalité pay online.
        • "Rentabilité" : Présente la rentabilité de l'opération couverte par le document commercial en tenant compte des prix d'achat et de vente des produits ou services.
        • "Créer un événement" : Permet la création d'un événement dans l'agenda lié au document en question.
        • "Créer une tâche automatique" : À partir de cette section, vous pouvez commencer à configurer une nouvelle tâche automatique pour créer des documents de manière récurrente.
        • "Créer un projet" : Permet de créer un nouveau projet.
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        • "Relier le projet" : Avec cette option, vous pouvez relier le document à un projet existant.

      Dans l'en-tête du document, vous pouvez trouver les options suivantes :

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      1. Retour : accéder à la liste des documents
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      3. Editer : permet d'éditer le document, en gardant toujours à l'esprit que lorsque vous avez généré un autre document, celui-ci ne peut pas être édité car il a un statut Fermé.
      4. Envoyer: permet d'envoyer le document au client.
      5. Navigation:sont situés en haut à droite et vous permettent de passer d'un document à l'autre ou d'accéder respectivement au dernier ou au premier document.
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      7. Voir/imprimer : voir les documents.
      8. Lire le reçu : affiche l'enveloppe orange ou verte selon le statut de l'envoi.
      9. Historique du document : consigne toutes les modifications apportées au document.
      10. Profitabilité: Affiche rapidement la rentabilité du document.
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      12. Projet: L'icône en forme d'ampoule vous permet de visualiser les projets liés au document et d'y accéder rapidement.
      13. Signature : l'icône en forme de crayon indique si le document a été signé.
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      15. Attachements : l'icône en forme de trombone vous permet de savoir si le document a des pièces jointes enregistrées.
      16. Rating :l'icône en forme de smiley indique l'état de notation du document.
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      Dans la liste des factures, le menu "Plus" propose ces options.

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      • "Supprimer" Pour supprimer le document.
      • "Télécharger":Pour télécharger le document en .pdf.
        Les différentes options de téléchargement sont indiquées avec les différents formats que nous pouvons utiliser.
      • "Send" : Pour envoyer le document à votre client.
      • "Generate":Pour générer un document à partir du document actuel.
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      • "Dupliquer":Pour dupliquer le document comme tout autre type de document, sans affecter le statut du document actuel.
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      • "Relate project" : Avec cette option, vous pouvez associer le document à un projet existant.
      • "Relate project" : Avec cette option, vous pouvez associer le document à un projet existant.
      • "Envoyer un modèle de courriel" : Pour envoyer un modèle de courriel que vous avez préalablement configuré.
      • .
      • "Export" : Pour télécharger le document commercial sous forme de fichier Excel .xlsx ou CSV.
      • "Pay online": Pour gérer les paiements via Paypal ou par carte de crédit avec la passerelle de paiement Stripe, vous devez avoir configuré la fonctionnalité pay online.
      • .
      • "Télécharger le résumé" : Vous permet de télécharger un fichier excel avec des informations contenant les lignes des documents sélectionnés.
      • "Analyse" : Offre la rentabilité de l'opération visée par le document commercial en tenant compte des prix d'achat et de vente des produits ou services."
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      • "Show in Shop" : Vous permet d'afficher les documents sélectionnés dans la Shop. Ainsi, votre client pourra les consulter à partir de Mon espace.
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      • "Hide in Shop" : Pour supprimer la visibilité de ces documents dans la boutique. Votre client ne pourra pas voir ces documents à partir de Mon espace.

    Vous pouvez également appliquer des filtres à partir de la liste, pour effectuer des recherches plus spécifiques:

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        .
        • Status : permet de filtrer par statut du document. Les statuts de facture ne peuvent pas être créés, modifiés ou supprimés.
        • Statut BAI : Appliquer les filtres selon le statut du ticket BAI.
        • Sélectionner un client : permet d'indiquer un client pour que les documents associés soient affichés.
        • .
        • Liés aux projets : montre les documents qui sont liés à un projet.
        • .
        • Sélectionner un projet : filtre les documents en fonction du projet que vous avez sélectionné.
        • .
        • Créé par : montre les documents qui ont été générés par l'utilisateur sélectionné.
        • .
        • Agent : permet de sélectionner un utilisateur et affichera ces documents liés.
        • .
        • Liés aux actifs : afficher les incidents/documents qui sont liés à un actif..
        • Sélectionner un actif : permet de filtrer par actif sélectionné.
        • .
        • Statut de soumission : permet de filtrer par statut de soumission du document..
        • Statut de la signature:afficher les documents par statut de la signature.
        • Filtre par statut de la signature.
        • Statut d'évaluation : Filtre par statut d'évaluation, selon l'option sélectionnée.
        • .
        • Statut des pièces jointes : filtrez selon qu'ils ont des pièces jointes dans leur fichier ; toutes, avec pièces jointes ou sans pièces jointes.
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        • Créé par : montre les documents par source de création ; Web, Android, iOS, API et Shop.
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      Les champs de date vous permettent de faire une recherche sur les dates pour filtrer vos documents.

      Dans la liste de chaque document SAT, vous avez des colonnes où les informations sont affichées. Vous pouvez gérer la visibilité de ces colonnes depuis le bouton settings affiché en haut à droite. Les options disponibles sont les suivantes :

      Référence, Client, Nom de l'entreprise, Titre, Créé par, Agent, Affecté à(Disponible uniquement sur les bons de travail), Adresse de facturation, Adresse de travail, Statut, Montant Activité, Rentabilité, Date de validité (Applicable uniquement dans les estimations), Mode de paiement, Mode d'expédition, Remarques, Généré à partir de.

      Le champ "Recherche" permet de rechercher des informations dans la liste des documents.

      Vous avez la possibilité de rechercher dans les lignes de documents, aussi bien dans les lignes de produits/services que dans les chapitres, afin que le programme filtre ces résultats.

      Pour ce faire, vous devez cliquer sur la flèche orange dans le champ "recherche" et cliquer sur l'option Recherche en lignes

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      N'oubliez pas que pour effacer les filtres appliqués, vous pouvez cliquer sur la corbeille à papier indiquée dans le coin supérieur droit.

      2. réception des factures

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      Dans cette section, vous trouverez tous les reçus de facture qui sont générés à partir des factures ordinaires.

      Par défaut, lorsqu'une facture est enregistrée, 1 reçu sera toujours généré. Si vous avez créé des ventes dans la Configuration et que vos clients les ont indiquées dans leur dossier, elles seront créées automatiquement lors de la génération de la facture.

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      Vous pouvez rapidement marquer vos reçus comme collectés, pour cela sélectionnez vos reçus et appuyez sur "Collect".

      Si vous voulez informer vos clients des factures impayées, vous avez le Notifier les factures impayées, qui une fois configuré, à partir de la liste, cliquez sur le bouton et vous pourrez les notifier.

      Dans la liste des documents, le menu "More" propose ces options.

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        • Téléchargement : Pour télécharger le reçu au format .pdf.
        • Export : Pour télécharger le reçu sous forme de fichier Excel .xlsx ou CSV.
        • Export : Pour télécharger le reçu sous forme de fichier Excel .xlsx ou CSV.
        • Générer des remises SEPA : Vous permet de générer des remises de vos recettes.

      Vous pouvez également appliquer des filtres à partir de la liste, pour effectuer des recherches plus spécifiques:

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          • Statut : permet de filtrer par statut du document. Les statuts affichés sont ceux que vous avez configurés dans Statuts personnalisés.
          • Date d'échéance : permet de filtrer les reçus par date d'échéance ou date de paiement.
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          • Expiré : affiche les reçus qui ont expiré, en tenant compte de la date d'expiration.
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          • Remis et non remis : filtrer les reçus selon qu'ils sont remis ou en attente.
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          • Sélectionner un client : Vous permet d'indiquer un client afin que les documents associés soient affichés.
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          • Créé par : affiche les documents qui ont été générés par l'utilisateur sélectionné.
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          • Agent : permet de sélectionner un utilisateur et affichera ces documents connexes.
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          • Chargé par : permet de sélectionner un utilisateur pour afficher les reçus collectés par cette personne.
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        Les champs de date vous permettent de faire une recherche sur les dates pour filtrer vos documents.

        Les champs de date vous permettent de faire une recherche sur les dates pour filtrer vos documents.

        Dans la liste de chaque document SAT, vous avez des colonnes où les informations sont affichées. Vous pouvez gérer la visibilité de ces colonnes à partir du bouton settings affiché en haut à droite. Les options disponibles sont les suivantes :

        Référence, Client, Nom de l'entreprise, Titre, Créé par, Agent, Affecté à(Disponible uniquement sur les bons de travail), Adresse de facturation, Adresse de travail, Statut, Montant Activité, Rentabilité, Date de validité (Applicable uniquement dans les estimations), Mode de paiement, Mode d'expédition, Remarques, Généré à partir de.

        Le champ "Recherche" permet de rechercher des informations dans la liste des documents.

        Vous avez la possibilité de rechercher dans les lignes de documents, aussi bien dans les lignes de produits/services que dans les chapitres, afin que le programme filtre ces résultats.

        Pour ce faire, vous devez cliquer sur la flèche orange dans le champ "recherche" et cliquer sur l'option Recherche en lignes

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        N'oubliez pas que pour effacer les filtres appliqués, vous pouvez cliquer sur la corbeille à papier indiquée dans le coin supérieur droit.

        3. Factures de crédit/notes de crédit

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        Si vous devez créditer un client pour une facture qui a déjà été émise, STEL Order vous facilite ce processus.

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        Pour générer une facture de crédit ou une note de crédit, vous pouvez effectuer les processus suivants:

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            1. Depuis la facture ordinaire, il faut cliquer sur More > ; Generate > ; Credit Invoice.Un document est généré dans lequel les unités sont indiquées en négatif, ainsi que le montant..

              De cette façon, la facture de crédit est automatiquement liée à la facture ordinaire, et cette information apparaîtra lors de la consultation du document, sous Données de la facture de crédit.

            2. .
            3. Vous pouvez également générer une facture de crédit manuellement. Vous devez aller dans Facturation > ; Factures de crédit et cliquer sur Nouveau.
            4. .
            5. Vous pouvez également générer une facture à partir du fichier client en cliquant sur Nouveau et vous pouvez créer la facture de crédit..
            6. Depuis l'écran d'accueil, vous pouvez la générer en cliquant sur Nouveau > ; Facturation > ; Facture de crédit.
            7. .

          Les lignes afficheront les unités en négatif par défaut.

          Les lignes afficheront les unités en négatif par défaut.

          Si vous devez modifier le nombre, vous devez indiquer le signe négatif avant le nombre.

          Une fois que vous aurez enregistré, un reçu sera généré pour cette facture de crédit.

          Différentes façons de payer vos abonnements

          .

          Le paiement de vos factures d'abonnement se fait de la même manière que dans la rubrique Factures. Il suffit de renommer le bouton affiché en "Pay".

          ".

          Dans la liste des factures de crédit, vous disposez des mêmes options de filtre que dans Facturation > ; Factures.

          N'oubliez pas que pour nettoyer les filtres appliqués, vous pouvez cliquer sur la corbeille à papier présentée en haut à droite.

          .

          4. Réception des factures de crédit

          .

          Tous les reçus générés par les factures de crédit se trouvent dans cette section.

          4.

          Dans cette liste, vous avez des filtres et des options similaires aux reçus de facture.

          Vous pouvez rapidement marquer vos reçus comme payés en sélectionnant vos reçus et en cliquant sur "Pay".

          5. Livre des factures émises

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          Si vous accédez à Facturation > ; Livre des factures émisesvous pouvez trouver toutes les factures, ordinaires et de crédit, générées dans Facturation.

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          Par défaut, la base, le % des 3 taux de taxe et le montant de chaque taux de taxe sont affichés. Dans chaque colonne de taxe, le % est indiqué, ce qui vous permet d'obtenir rapidement des informations sur vos factures.

          Vous pouvez vérifier l'état de vos factures en cliquant sur "Check completeness", ainsi vous saurez si la numérotation est corrélative.

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          Vous pouvez télécharger ou exporter les informations du carnet de factures émises en cliquant sur Télécharger. Vous avez la possibilité de filtrer par date, client ou référence de document pour effectuer ces téléchargements.

          N'oubliez pas que pour nettoyer les filtres appliqués, vous pouvez cliquer sur la corbeille à papier présentée dans le coin supérieur droit.

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