Módulo de Facturación

1. Facturas

STEL Order ofrece muchas opciones y posibilidades para hacer facturas online o con tu móvil o tablet. 

Puedes crear facturas de diferentes formas:

  1. Directamente desde Facturación > Facturas > Nuevo.
  2. Desde cualquier documento de venta o SAT, pulsando en Más > Generar > Factura.
  3. Otra opción para generar facturas es directamente desde la ficha del cliente. Pulsa en Nuevo > Facturación > Factura y puedes crear la factura.
  4. También puedes generar la factura desde la pantalla de Inicio > Nuevo > Facturación > Factura.

A partir de una factura puedes generar una factura de abono en caso de que necesites devolver el importe a tu cliente o la compra no fue satisfecha. Para ello, pulsa en Más > Generar > Factura de abono.

Al generar una factura, puedes seleccionar al cliente o crearlo en ese momento si se trata de un nuevo cliente.

A continuación, pulsa "Añadir líneas" para incluir los artículos, descripciones, precios, descuentos y unidades que estés vendiendo. Puedes añadir productos disponibles en tu catálogo online, o puedes crearlos en ese momento para usarlos sólo en ese momento.

Define la forma de pago, los vencimientos de tu factura, entre otra información. 

Dentro de tus facturas, puedes encontrar diferentes pestañas en las que indicar diversa información:

Pestaña Más información

    • Proyectos: Puedes indicar el proyecto al que esté relacionado el documento.
    • Activos: Vincular activos, los cuales quedarán visibles en este campo.
    • Forma de envío: Permite indicar una forma de envío para tu mercancía.
    • Dirección de facturación: Se muestra la dirección de facturación que, por defecto, tiene el cliente en su ficha. Puedes cambiarla de forma manual si lo necesitas.
    • Dirección de envío: Se muestra la dirección de envío que tienes por defecto creada. Puedes cambiarla de forma manual.
    • Fecha de envío por email: Para conocer cuándo enviaste el documento.
    • Moneda: Divisa en la cual se muestra el importe del documento.
    • Tasa Moneda: Tasa de cambio de la moneda respecto a la moneda general de la empresa, a efectos de los informes económicos.
    • Observaciones: Información adicional que quieres incluir en el documento. Aparecerá en la zona inferior al visualizar o enviar el documento.
    • Observaciones privadas: Información adicional que quieres incluir en el documento, pero que no será incluida en el documento ni el cliente podrá verla.
    • Anexos: Información adicional que quieras incluir en el documento. Los anexos siempre se mostrarán en una segunda página.

Pestaña Recibos: 

En esta pestaña puedes gestionar el cobro de tu factura. Puedes entrar en el recibo, modificar el importe a cobrar, la fecha de vencimiento, cambiar la fecha de cobro y lo más importante, cobrar tu factura. 

Pestaña Adjuntos:
En esta pestaña puedes adjuntar documentos e imágenes que podrás tomar con tu móvil o subirlas a través de tu navegador. Después, también puedes enviarlas por email a tus clientes a la vez que le envías la factura.

También está disponible la opción de enviar solamente los adjuntos, para ello, pulsa en “Enviar por email (solo adjuntos).

Puedes descargar los adjuntos que subes a tu documento, pulsando en el botón “Descargar”. 

Pestaña Firma:

Se muestra la firma recogida a nuestro cliente desde la App, así como el Nombre y NIF.

Pestaña Relacionados:

En esta pestaña encontrarás todos los documentos relacionados al documento actual, así como eventos.

Toda esta información se puede exportar, simplemente pulsando en el botón habilitado para ello.

Una vez compruebes que tu factura tiene el aspecto e información que necesitas, puedes enviarla por correo electrónico a tu cliente desde STEL Order. Simplemente haz clic en la parte superior en Más > Enviar.

Selecciona el formato en que la quieres enviar y a qué email la quieres enviar. Si tienes definido el email en la ficha de tu cliente, este se cargará para que puedas enviarla automáticamente.

Visualización de los documentos

Los documentos se pueden visualizar, tanto para imprimir, descargar como para enviarlos por email. Desde el listado de documentos o desde el propio documento, pulsando en Ver/Imprimir dispones de estas opciones:

      • Predeterminado: Se muestra el documento que tengas guardado de forma predeterminada.
      • Más opciones: Permite visualizar el documento según las opciones disponibles:
              • Valorado: El documento se genera con todos los precios, unidades y totales.
              • Factura-e: Permite generar una factura electrónica.
              • Ticket: El documento se presenta en modo ticket, para impresión en una impresora (térmica) de tickets de 80mm.

En las opciones del PDF también puedes encontrar las siguientes:

              • Precios con impuestos ya incluidos: El precio base de venta de los productos se muestran con impuestos aplicados.
              • Formato carta: El documento se visualiza tipo carta, para poder enviarlo por correo ordinario.
              • Incluir foto principal de los productos/servicios: El documento muestra la foto principal de los productos/servicios.
              • Guardar esta configuración como predeterminada: Permite guardar la configuración que has marcado para que se guarde como predeterminada.

En el apartado Pagos Online, te permite indicar las opciones de pago:

              • PayPal: Permite pagar desde el documento con este método, siempre que esté configurada la funcionalidad Pagos Online.
              • Tarjeta: Permite pagar con este método desde el documento, si está activada en la funcionalidad Pagos Online.
              • Concepto: Permite indicar texto el cual se mostrará cuando se visualice el documento. Por defecto, muestra la referencia del documento.
              • Cantidad: Por defecto, mostrará la cantidad total del documento. Puedes editarlo si lo deseas.

Estados de las facturas

Los estados de las facturas no se pueden crear, editar o eliminar. Son estados predeterminados que solamente cambian en las facturas cuando se cobran los recibos.

Los estados disponibles son: borrador, pendiente, parcialmente cobrado y cobrado.

Cobra tus facturas de diferentes formas

En STEL Order dispones de varias opciones para cobrar las facturas:

        • Al generar una factura, antes de guardar, puedes pulsar en el botón “Cobrar”, y se mostrará una pantalla indicando el total, el importe entregado y el cambio. Al momento quedará cobrada con la fecha de vencimiento y día de pago del día actual.
        • De igual forma, puedes cobrar una factura al momento de guardarla, marcando la casilla “Marcar como pagada”. En el recibo se mostrará la fecha de vencimiento y día de pago del día actual.
        • Desde la misma factura, pulsa en la pestaña Recibos y pulsando en los diferentes recibos puedes marcar la casilla “Cobrado”, para que cambie a estado Cobrado.
        • En el listado de recibos de facturas, puedes filtrar por estado “No cobrados” y seleccionar los recibos que desees, pulsa en “Cobrar” y se mostrará un mensaje donde puedes indicar el Concepto, forma de pago y fecha de cobro.

Personaliza tus facturas y conoce al instante cuándo las leen tus clientes.

Con STEL Order es muy sencillo personalizar tus documentos según tus necesidades, para ello accede a Configuración > Mi Empresa > Mis plantillas.

Gracias a la funcionalidad de STEL Order de Acuse de recibo, puedes saber al instante cuándo tu cliente ha visualizado tus documentos.

Cuando lo envíes, se mostrará un sobre naranja indicando el día y dirección de email. Cuando tu cliente visualice la factura, el sobre cambiará a color verde, en el cual se mostrará la fecha de último envío, dirección de envío, fecha primera y última lectura y el número de veces que se ha visto la factura.

No tienes que preocuparte por la numeración de tus facturas, ya que STEL Order pone automáticamente la numeración de tus facturas de forma correlativa. Esta numeración la puedes comprobar desde Configuración > Configuración Básica > Referencias, dentro de la referencia de la factura, campo “Última referencia”.

También puedes crear facturas con tu móvil o tablet gracias a la app de STEL Order. Puedes hacer las facturas a tus clientes estés donde estés. No existe ninguna aplicación con la que puedas hacer una factura más rápida que con la app de STEL Order.

Desde la factura, el menú "Más" ofrece estas opciones.

    • "Eliminar": Para eliminar el documento.
    • "Descargar": Para descargar el documento en .pdf. Se muestran las diferentes opciones de descarga con los diferentes formatos que podemos usar.
    • "Generar": Para generar un documento a partir del actual.
    • "Duplicar": Para duplicar el documento como cualquier otro tipo de documento, sin afectar al estado del documento actual.
    • "Exportar": Para descargar el documento comercial como archivo .xlsx de Excel o CSV.
    • "Pagar online": Para gestionar cobros por medio de Paypal o por medio de tarjetas de crédito con la pasarela de pagos Stripe, debes tener configurada la funcionalidad de pagos online.
    • "Rentabilidad": Ofrece la rentabilidad de la operación que contempla el documento comercial tomando en cuenta los precios de compra y venta de los productos o servicios.
    • "Crear evento": Permite crear un evento en la agenda enlazado al documento en cuestión.
    • "Crear tarea automática": Desde este apartado puedes empezar a configurar una nueva tarea automática para crear documentos de forma recurrente.
    • "Crear proyecto": Permite crear un nuevo proyecto.
    • "Relacionar proyecto": Con esta opción puedes relacionar el documento a un proyecto ya existente.

En la cabecera del documento, puedes encontrar las siguientes opciones:

  1. Volver: accedes al listado de documentos
  2. Editar: te permite la edición del documento, siempre teniendo en cuenta que cuando has generado otro documento, no podrá editarse al tener estado Cerrado.
  3. Enviar: permite enviar el documento al cliente.
  4. Navegación: se encuentran arriba a la derecha y te permiten pasar entre documentos o acceder al último o primero respectivamente.
  5. Ver/Imprimir: visualización de los documentos.
  6. Acuse de lectura: muestra el sobre naranja o verde según el estado del envío.
  7. Histórico del documento: registra todos las ediciones que se realizan en el documentos.
  8. Rentabilidad: Muestra de forma rápida la rentabilidad del documento.
  9. Proyecto: el icono de la bombilla te permite visualizar los proyectos relacionados con el documento y acceder de forma rápida.
  10. Firma: el icono del lápiz indica si el documento ha sido firmado.
  11. Adjuntos: el icono del clip permite saber si el documento tiene adjuntos guardados. 
  12. Valoraciones :el icono de la carita muestra los estados de valoración del documento.

En el listado de facturas, el menú “Más” ofrece estas opciones.

            • "Eliminar": Para eliminar el documento.
            • "Descargar": Para descargar el documento en .pdf.
              Se muestran las diferentes opciones de descarga con los diferentes formatos que podemos usar.
            • “Enviar”: Para enviar el documento a tu cliente.
            • "Generar": Para generar un documento a partir del actual.
            • "Duplicar": Para duplicar el documento como cualquier otro tipo de documento, sin afectar al estado del documento actual.
            • “Relacionar proyecto”: Con esta opción puedes relacionar el documento a un proyecto ya existente.
            • “Enviar plantilla de email”: Para enviar una plantilla de email que hayas configurado previamente.
            • "Exportar": Para descargar el documento comercial como archivo .xlsx de Excel o CSV.
            • Pagar online”: Para gestionar cobros por medio de Paypal o por medio de tarjetas de crédito con la pasarela de pagos Stripe, debes tener configurada la funcionalidad de pagos online.
            • “Descargar resumen”: Permite descargar un fichero Excel con información que contengan las líneas de los documentos seleccionados.
            • “Analizar”: Ofrece la rentabilidad de la operación que contempla el documento comercial tomando en cuenta los precios de compra y venta de los productos o servicios.
            • "Mostrar en Shop”: Permite mostrar los documentos seleccionados en la Shop. De esa forma, tu cliente podrá visualizarlos desde Mi Área.
            • “Ocultar en Shop”: Para quitar la visibilidad de esos documentos en la Shop. Tu cliente no podrá ver esos documentos desde Mi Área.

También puedes aplicar filtros desde el listado, para realizar búsquedas más específicas:

            • Estado: permite filtrar por estado del documento. Los estados de las facturas no se pueden crear, editar ni eliminar. 
            • Estado TBAI: aplica filtros según el estado del Ticket BAI.
            • Selecciona un cliente: permite indicar un cliente para que se muestren los documentos relacionados.
            • Vinculados a proyectos: muestra aquellos documentos que estén relacionados con un proyecto.
            • Selecciona un proyecto: filtra los documentos según estén relacionados con el proyecto que has seleccionado.
            • Creado por: muestra los documentos que hayan sido generados por el usuario seleccionado.
            • Agente: permite seleccionar un usuario y mostrará aquellos documentos relacionados.
            • Vinculado a activos: muestra aquellas incidencias/documentos que estén relacionados con un activo.
            • Selecciona un activo: permite filtrar por activo seleccionado.
            • Estado del envío: permite filtrar por el estado del envío de los documentos.
            • Estado de la firma: muestra los documentos según estado de la firma.
            • Estado de las valoraciones: filtra por estado de valoración, según la opción seleccionada.
            • Estado de adjuntos: filtra según tengan adjuntos en su ficha; todos, con adjuntos o sin adjuntos.
            • Creado desde: muestra los documentos según la procedencia de creación; Web, Android, iOS, API y Shop.

Los campos de fecha te permiten realizar búsquedas entre fechas para filtrar tus documentos.

En el listado de cada documento de SAT dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes: 

Referencia, Cliente, Nombre Comercial, Título, Creado por, Agente, Asignado a (Sólo disponible en Pedidos de trabajo), Dirección facturación, Dirección de trabajo, Estado, Importe Actividad, Rentabilidad, Fecha de validez (Sólo aplicable en Presupuestos), Forma de pago, Forma de envío, Observaciones, Generado a partir de.

El campo “Buscar” permite realizar búsquedas de información en el listado de documentos. 

Tienes la opción de buscar en las líneas del documento, tanto en líneas de producto/servicio como Capítulos, para que el programa filtre esos resultados. 

Para ello tienes que pulsar en la flecha naranja en el campo “buscar” y pulsar la opción Buscar en líneas.

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

2. Recibo de facturas

En este apartado puedes encontrar todos los recibos de facturas que se generan de las facturas ordinarias.

Por defecto, cuando se guarda una factura, siempre se generará 1 recibo. Si tienes creados vencimientos en la Configuración y tus clientes los tienen indicados en su ficha, se crearán de forma automática al generar la factura.

De forma rápida puedes marcar tus recibos como cobrados. Para ello selecciona tus recibos y pulsa “Cobrar”.

Si deseas informar a tus clientes de sus recibos pendientes de pago, dispones de la funcionalidad Notificar impagos para que, una vez configurada, desde el listado, puedas pulsar en el botón y notificarles de forma sencilla.

En el listado de documentos, el menú “Más” ofrece estas opciones.

    • Descargar: Para descargar el recibo en formato .pdf.
    • Exportar: Para descargar el recibo como archivo .xlsx de Excel o CSV.
    • Generar remesas SEPA: Permite generar remesas de tus recibos.

También puedes aplicar filtros desde el listado, para realizar búsquedas más específicas:

    • Estado: permite filtrar por estado del documento. Los estados que se muestran son los que tienes configurados en Estados personalizados.
    • Fecha de vencimiento: permite filtrar los recibos según fecha de vencimiento o fecha de pago.
    • Vencidos: muestra aquellos recibos que han vencido, tomando en cuenta la fecha de vencimiento.
    • Remesadas y no remesadas: filtrar los recibos según estén remesados o pendientes.
    • Selecciona un cliente: permite indicar un cliente para que se muestren los documentos relacionados.
    • Creado por: muestra los documentos que hayan sido generados por el usuario seleccionado.
    • Agente: permite seleccionar un usuario y mostrará aquellos documentos relacionados.
    • Cobrado por: permite seleccionar un usuario para mostrar los recibos cobrados por esa persona.

Los campos de fecha te permiten realizar búsquedas entre fechas para filtrar tus documentos.

En el listado de cada documento de SAT dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes: 

Referencia, Cliente, Nombre Comercial, Título, Creado por, Agente, Asignado a (Sólo disponible en Pedidos de trabajo), Dirección facturación, Dirección de trabajo, Estado, Importe Actividad, Rentabilidad, Fecha de validez (Sólo aplicable en Presupuestos), Forma de pago, Forma de envío, Observaciones, Generado a partir de.

El campo “Buscar” permite realizar búsquedas de información en el listado de documentos. 

Tienes la opción de buscar en las líneas del documento, tanto en líneas de producto/servicio como Capítulos, para que el programa filtre esos resultados. 

Para ello tienes que pulsar en la flecha naranja en el campo “buscar” y pulsar la opción Buscar en líneas.

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

3. Facturas de abono/Notas de crédito

Si tienes que realizar un abono a un cliente de una factura ya emitida, STEL Order te facilita este proceso.

Para generar una factura de abono o nota de crédito, puedes realizar estos procesos:

    1. Desde la factura ordinaria tienes que pulsar en Más > Generar > Factura de abono. Se genera un documento en el cual se muestran las unidades en negativo, así como el importe.

      De esta forma, la factura de abono queda relacionada con la factura ordinaria, de forma automática, y aparecerá esta información al visualizar el documento, en Datos de la factura de abono.

    2. También puedes generar una factura de abono de forma manual. Debes acceder a Facturación > Facturas de abono y hacer clic en Nuevo.
    3. Asimismo, puedes generar una factura desde la ficha del cliente, pulsa en Nuevo y puedes crear la factura de abono.
    4. Desde la pantalla de Inicio puedes generarlo pulsando en Nuevo > Facturación > Factura de abono.

En las líneas aparecerán las unidades en negativo por defecto.

Si tienes que modificar el número, tienes que indicar el signo negativo antes del número.

Una vez guardes, se generará el recibo de esa factura de abono.

Diferentes formas de pagar tus abonos

El pago de tus facturas de abono se realiza de la misma forma que en el apartado de Facturas. Simplemente cambia el nombre del botón que se muestra como “Pagar”.

En el listado de facturas de abono dispones de las mismas opciones de filtros que en Facturación > Facturas.

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

4. Recibo de facturas de abono

Todos los recibos que generen las facturas de abono, puedes encontrarlos en este apartado.

En este listado dispones de filtros y opciones similares a recibos de facturas. 

De forma rápida puedes marcar tus recibos como pagados, para ello selecciona tus recibos y pulsa “Pagar”.

5. Libro de facturas emitidas

Si accedes a Facturación > Libro de facturas emitidas, puedes encontrar todas las facturas, tanto ordinarias como de abono, que se generan en Facturación.

De forma predeterminada, se muestra la base, % de los 3 tipos de impuestos y el importe de cada tipo de impuesto.  En cada columna de los impuestos se muestra el %. Así podrás obtener de forma rápida información de tus facturas.

Puedes comprobar el estado de tus facturas pulsando en “Comprobar integridad” para saber si la numeración de tus facturas es correlativa y no contiene errores.

Puedes descargar o exportar la información del Libro de facturas emitidas haciendo clic en Descargar. Tienes la posibilidad de filtrar por fecha, cliente o referencia de documento para realizar estas descargas. 

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.