Crear referencias en STEL Order
En este apartado puedes crear diferentes tipos de referencias o series para cada documento, llevando una secuencia numérica diferenciada para tener distintos tipos de presupuestos / cotizaciones, facturación y otros tipos de documentos, así como clientes o productos.
Puedes crear, editar o eliminar referencias siguiendo los siguientes pasos:
Accede a Configuración > Configuración básica > Referencias > Nuevo.
Los campos de configuración de las referencias expresan lo siguiente:
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- Nombre: Nombre de la referencia. Se trata de un campo informativo, para su identificación en el listado de referencias. Este campo no es visible para el cliente.
- Tipo: Indica para qué tipo de documento se va a utilizar la referencia o si se trataría de un cliente o producto. Es importante que selecciones correctamente el tipo de documento, cuando guardes no podrás modificar este campo.
- Prefijo: Es el prefijo identificativo de la serie. Va antes de la secuencia numérica. Una vez guardes la referencia, este campo no se podrá editar.
- Última referencia: Se debe introducir el número de la última referencia existente. Es decir, si queremos que la siguiente referencia que cree el software sea el número 300, en este campo habrá que indicar 299.
- Número de dígitos: Número de dígitos que completarán la referencia, irán a la derecha del prefijo en formato número. Este campo tampoco es posible modificarlo una vez guardada la referencia.
- Título: Indica el título del documento. Aparecerá en el encabezado del documentos que se genere.
- Plantilla PDF: Selecciona la plantilla que se mostrará al visualizar el documento cuando se genere con esta referencia.
- Plantilla de correo: Indica la plantilla de correo que se seleccionará al enviar el documento. Para configurar plantillas de correo accede aquí.
- Anexos: Texto que se incluirá por defecto en el campo “Anexos” del documento cuando se cree con esta referencia.
- Observaciones: Texto que se incluirá por defecto en el campo “Observaciones” del documento cuando se cree con esta referencia.
Si deseas eliminar una referencia, selecciónala desde el listado y pulsa Eliminar. Ten en cuenta que, una vez se elimine, no podrás recuperarla, tendrás que crearla de nuevo.
Al eliminar una referencia, no se eliminan los documentos que hayas generado con esa referencia.
El texto añadido en los campos "Observaciones" y "Anexos" solo será visible a partir de la creación de un nuevo documento. Por lo que si desea añadir esta información a documentos ya existentes, tendría que modificarlo manualmente dentro del propio documento, desde el apartado "Más información".
No podrás filtrar por referencia en el Libro de facturas, ni en Informes. Sin embargo, podrás hacer búsquedas por esta referencia desde el listado de los documentos en la Columna Referencias.
Si ya dispones de una secuencia numérica en tus documentos y deseas continuar con esa numeración, es en este apartado, "Última referencia", donde puedes configurarlo.