Una vez que se haya configurado el certificado digital, el fichero CAF que corresponde a facturas, facturas exentas, facturas de exportación, notas de crédito, notas de débito, guías de despacho, boletas y la empresa haya sido validada, será posible comenzar a emitir los DTEs de tus documentos.
Emitir DTE de facturas
Para emitir una factura electrónica, en primer lugar tienes que crear la factura como normalmente lo haces, a través de Facturación > Facturas > + Nuevo, o a través de una o varias Guías de Despacho, seleccionando todas ellas desde el listado, y pulsando en la parte superior Más > Generar > Factura.
Además, para poder emitir el DTE de tu factura correctamente, tendrás que rellenar los campos obligatorios que se muestran en la pestaña DTE, dentro de la propia factura, a saber:
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- “Código de actividad económica”: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > “Código de actividad económica”.
- Giro comercial del emisor”: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > “Giro comercial del emisor”.
- “Giro comercial del receptor”: se obtiene del valor “Giro comercial” configurado en la ficha del propio cliente para el que se crea la factura.
- “Tipo de despacho”: se obtiene del valor “Giro comercial” configurado en la ficha del propio cliente para el que se crea la factura.
Dado que dichos campos son obligatorios, si alguno de ellos no estuviera previamente configurado en el apartado que corresponde, entonces será obligatorio que lo rellenes durante la creación de la propia factura.
Una vez creada y guardada la factura, STEL Order te preguntará: “¿Deseas emitir el DTE de esta factura?”. Podrás emitir en este momento, o posponer su emisión para emitir más adelante.
Emitir DTE de guías de despacho
En primer lugar tienes que crear la guía de despacho como normalmente lo haces, a través de: Ventas > Guía de despacho > + Nuevo o Mantenimiento > Guías de despacho de trabajo > + Nuevo.
También es posible generar la guía de despacho a partir de otro documento, desde una cotización o pedido, entrando en el documento y pulsando en la parte superior Más > Generar > Guía de despacho
Además, para poder emitir tu DTE correctamente, tendrás que rellenar los campos obligatorios que se muestran en la pestaña DTE, dentro de la ficha de la propia factura, a saber:
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- “Tipo de despacho”: se obtiene de la configuración que se tenga en la ficha del cliente al que se realiza la Guía de Despacho.
- “Indicar de traslado”: se obtiene de la configuración que se tenga en la ficha del cliente al que se realiza la Guía de Despacho.
- “Código de actividad económica”: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > Código de actividad económica.
- “Giro comercial del emisor”: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > Giro comercial del emisor.
- “Giro comercial del receptor”: se obtiene del valor Giro comercial configurado en la ficha del propio cliente para el que se crea la factura.
Dado que dichos campos son obligatorios, si alguno de ellos no estuviera previamente configurado en el apartado que corresponde, entonces será obligatorio que lo rellenes durante la creación de la propia factura.
Una vez creada y guardada la factura, STEL Order te preguntará: “¿Deseas emitir el DTE de esta guía de despacho?”. Podrás emitir en este momento, o posponer su emisión para emitir más adelante.
Emitir DTE Nota de crédito
Una vez que se haya configurado el certificado digital, el fichero CAF que corresponde a nota de crédito y la empresa haya sido validada, será posible comenzar a emitir los DTEs de tus notas de crédito.
Para emitir una nota de crédito electrónica, tienes que crearla desde una factura electrónica, dándole a Más > Generar > Nota de crédito.
También es posible crear una nota de crédito sin relación previa, entrando directamente en Facturación > Notas de crédito > + Nuevo. Al ser una nota de crédito sin relación cuando termines de completar los campos y pulses para emitir el DTE el software pedirá completar los datos de la factura previa generada fuera de STEL Order.
Además, para poder emitir tu DTE correctamente, tendrás que rellenar los campos obligatorios que se muestran en la pestaña DTE, dentro de la ficha de la propia factura, a saber:
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- “Tipo de nota de crédito”: deberás definirlo individualmente para cada nueva nota de crédito.
- “Código de actividad económica”: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > Código de actividad económica
- “Giro comercial del emisor”: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > Giro comercial del emisor
- “Giro comercial del receptor”: se obtiene del valor “Giro comercial” configurado en la ficha del propio cliente para el que se crea la factura
Dado que dichos campos son obligatorios, si alguno de ellos no estuviera previamente configurado en el apartado que corresponde, entonces será obligatorio que lo rellenes durante la creación de la propia factura.
Una vez creada y guardada la factura, STEL Order te preguntará: “¿Deseas emitir el DTE de esta nota de crédito?”. Podrás emitir en este momento, o posponer su emisión para emitir más adelante.
Emitir DTE de nota de débito
Para generar la nota de débito debes ir al apartado Facturación > Facturas > +Nuevo.
Debes completar el campo de cliente, colocar las líneas de productos o servicios. Entrar seguidamente en la pestaña DTE y marcar el cuadrante “Emitir como nota de débito” automáticamente se mostrará al lado derecho el campo “Nota de crédito relacionada” pulsamos sobre el campo de texto y se abrirá el listado de Notas de crédito emitidas para ese cliente que has seleccionado y debes seleccionar la nota de crédito a relacionar y seleccionar el tipo de nota de débito correspondiente.
Por último, no olvides pulsar en Guardar, automáticamente se mostrará el mensaje Guardado correctamente ¿Deseas emitir DTE de esta nota de débito?, debes seleccionar aceptar o cancelar.
Emitir DTE de Boletas
Para la emisión de las boletas electrónicas deberás tener cargado en la configuración DTE de tu empresa el archivo CAF de Boletas electrónicas.
Antes de crear una boleta debe de existir un cliente en el módulo de Clientes guardado de la siguiente manera:
Nombre jurídico: Cliente Particular
RUT: 66666666-6
Con la existencia de este Cliente Particular, ya puedes iniciar con la creación de la boleta siguiendo la siguiente ruta:
Ir al módulo de Facturación > Facturas > +Nuevo escoger en Cliente el cliente particular previamente creado, y a continuación colocar en líneas todos los productos o servicios de la venta.
Por último, NO olvides seleccionar GUARDAR, y automáticamente el software te preguntará si deseas emitir la boleta electrónica, seleccionas aceptar o cancelar.
Es importante saber que para que STEL Order detecte que se va a emitir una boleta y no una factura el cliente al que se le genera la boleta tenga el RUT 66666666-6 en su ficha de cliente.
Aunque no sea obligatorio puedes emitir DTEs de boletas con los datos fiscales de tus clientes, al guardar la factura se mostrará un mensaje preguntando si deseas emitir como factura o boleta.
Estados de tus DTEs
Los DTEs tienen cuatro Estados posibles:
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- DTE pendiente de emitir (sin icono): cuando el DTE todavía no ha sido emitido.
- DTE emitido (icono naranja):cuando el DTE ha sido emitido pero todavía no tenemos una respuesta del SII (icono Amarillo).
- DTE aceptado (icono verde): cuando el DTE ha sido aceptado por el SII.
- DTE rechazado (icono rojo): cuando el DTE ha sido rechazado por el SII.
Una vez que el DTE ha sido emitido, el SII tiene que procesarlo para validar que todo esté correcto. Normalmente, el SII tarda en realizar este proceso unos pocos minutos, aunque a veces, según la carga de trabajo del propio SII, este proceso se puede demorar hasta 24 horas. Tras este proceso, el estado del DTE cambiará normalmente a DTE aceptado.
Puedes consultar y actualizar el Estado de tus DTEs del siguiente modo:
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- Desde la web: desde el listado, seleccionando todos los DTEs cuyo estado quieras consultar, y haciendo click Más > Consulta de estado DTE; desde la ficha del propio documento, haciendo click en Más > Consulta de estado DTE.
- Desde la app Android/iOS: desde la ficha del propio documento, dándole a los 3 puntitos, y posteriormente haciendo click en el botón “Consulta de estado DTE”.
El último estado consultado de tus DTEs puede visualizarse, siguiendo el código de colores indicado en las primeras líneas del presente apartado, del siguiente modo:
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- Desde la web: desde el listado de documentos, a través de la columna “Actividad” ; desde la ficha de la propia factura, en la esquina superior derecha.
- Desde la app Android/iOS: desde el listado de documentos, en la fila relativa a cada documento ; desde la ficha de la propia factura, a través de la pestaña DTE.
Por último, también puedes filtrar tus DTEs por su estado a través de las opciones de filtrado que están disponibles, tanto a través del apartado web de STEL Order, como a través de sus aplicaciones Android e iOS.
Eventos de tus DTEs
Una vez que el estado del DTE es DTE Aceptado, es posible consultar sus Eventos asociados en base a las notificaciones realizadas por tus clientes.
Aunque es posible notificar eventos diferentes estipulados por el SII, los eventos oficiales del SII son los siguientes:
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- ACD: Acepta contenido del documento.
- ERM: Otorga Recibo de Mercaderías o eventos.
- RFP: Reclamo por Falta Parcial de mercaderías.
- RFT: Reclamo por Falta Total de mercaderías.
- RCD: Reclamo al Contenido del Documento.
De este modo, según los eventos recibidos para cada DTE, se tendrán los siguientes estados:
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- Sin eventos: sin eventos o con eventos distintos de RFP, RFT, RCD, ERM y ACD, y no hayan pasado más de 8 días desde la emisión, según la hora en Chile.
- Eventos de aceptación: con alguno de estos eventos: ERM, ACD, o sin evento y hayan pasado más de 8 días desde la emisión.
- Eventos de rechazo: con alguno de estos eventos: RFP, RFT ó RCD.
Si se tienen Eventos de Rechazo, entonces deberás emitir una Nota de Crédito con el contenido tal que corrija la situación actual.
Puedes consultar y actualizar los eventos de tus DTEs del siguiente modo:
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- Desde la web: desde el listado, seleccionando todos los DTEs cuyos eventos quieres consultar, y haciendo click en la parte superior en Más > Consulta de eventos DTE; desde la ficha del propio documento, haciendo click en Más > Consulta de eventos DTE.
- Desde la app Android/iOS: desde la ficha del propio documento, dándole a los 3 puntitos, y posteriormente haciendo click en el botón Consulta de eventos DTE.
Los últimos eventos consultado de tus DTEs puede visualizarse, siguiendo el código de colores indicado en las primeras líneas del presente apartado, del siguiente modo:
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- Desde la web: desde el listado de documentos, a través de la columna “Actividad” ; desde la ficha de la propia factura, en la esquina superior derecha.
- Desde la app Android/iOS: desde el listado de documentos, en la fila relativa a cada documento ; desde la ficha de la propia factura, a través de la pestaña DTE.
Recuerda además que si tu cliente no ha notificado ningún evento, transcurridos 8 días desde la emisión del DTE, éste tendrá un estatus similar a si tuviera “Eventos de aceptación”.
Descargar y Enviar tus DTEs
Puedes descargar el DTE de un documento ya emitido desde el apartado web de STEL Order, accediendo a la ficha del propio documento y haciendo click en el botón “Descargar DTE (.xml)”, en el lateral del campo donde se muestra el estado del DTE.
Además, al enviar por correo electrónico el PDF o representación gráfica de tus DTEs, también podrás adjuntar el DTE en formato electrónico de los mismos.