Configuración inicial
Para comenzar a emitir tus DTEs con STEL Order, lo primero que tienes que hacer es configurar toda la información relativa a tu empresa.
Para ello, tienes que acceder al apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE, y establecer los siguientes datos:
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- Unidad del SII: la oficina fiscal del SII que corresponde a tu empresa.
- Código de actividad económica: tu código de actividad económica (código ACTECO) de 6 dígitos.
- Giro comercial del emisor: se precarga automáticamente con la descripción asociada al Código de actividad económica seleccionado, aunque se puede modificar a mano.
- Giro del receptor por defecto: el giro de receptor que se carga por defecto para cada cliente al momento de crearlo (puede ser modificado en la propia ficha del cliente).
- Tipo de despacho: determina el valor que se carga por defecto al crear cada cliente, y hace referencia a cómo se realiza el despacho para cada guía de despacho y factura (puede ser modificado en la propia ficha del cliente).
- Indicador de traslado: determina el valor que se carga por defecto al crear cada cliente, y hace referencia al tipo de operación que representa cada guía de despacho (puede ser modificado en la propia ficha del cliente).
Además, tienes que cargar tu Certificado Digital, e indicar la contraseña del mismo; y los ficheros CAF de los tipos de documentos tributarios que vas a emitir, así como el número del primer folio que va a usarse dentro del rango asignado (por si hubieras usado ese CAF en otro software, y todavía existieran números pendientes de su rango de folios).
Al cargar un nuevo Certificado digital, debes informar y enviar el certificado a STEL Order para tener constancia y pueda ser activado el nuevo certificado.
En el momento en que se haya cargado el certificado digital y al menos un fichero CAF, se realizará un proceso de validación que podrá durar hasta 24 horas. Concluido este proceso de validación, se informará por correo electrónico que todo está correcto, y ya podrás empezar a emitir tus DTEs.
Datos del cliente en tu programa
Debemos introducir en la ficha de cada cliente los datos de facturación, es indispensable completar los campos “Nombre jurídico”, “RUT”, “Dirección” y “Código postal”
Además, existen 3 campos relativos al DTE en el apartado general de la Ficha de cada Cliente:
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- Giro del receptor por defecto
- Tipo de despacho
- Indicador de traslado
Es importante notar que si cualquiera de los campos, “Tipo de despacho” o “Indicador de traslado” tiene el valor “0 – No procede el tipo de despacho al tratarse de prestación de servicios”, entonces el otro tendrá automáticamente este valor, tal y como establece el SII.
Los 3 campos anteriores se precargan según el valor que se haya configurado en el apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE, que pueden ser modificados y particularizados para cada cliente.
El valor de estos campos se trasladará posteriormente a los nuevos documentos una vez haya sido seleccionado el cliente, como se verá más adelante.
Ficheros CAF
Los ficheros CAF (Código de Autorización de Folios), son unos ficheros electrónicos que incluyen un rango de folios fiscales que se han de asignar a tus DTEs, que se descargan a través de la página del SII, y que sólo son necesarios cuando se deja de usar el aplicativo del SII y se comienza a usar un software externo de mercado de emisión de DTEs y válido para el SII, como es STEL Order.
Además, previo a la obtención de los ficheros CAFs, las empresas que dejan de usar el aplicativo del SII y comienza a usar un software externo, deben certificarse a través de una empresa certificadora autorizada para poder obtener sus ficheros CAFs y poder empezar a emitir tus DTEs. Este proceso de certificación se realiza una sola una vez, y no tendrás que realizarlo si ya estabas usando otro software externo.
En STEL Order, recomendamos a Octava Software (https://www.appoctava.cl/) para realizar este proceso de certificación, ya que gracias al convenio suscrito con dicha compañía, los usuarios de STEL Order pueden beneficiarse de un descuento especial al contratar el proceso de certificación, cuya duración estimada es un máximo de 5 días laborables. Mientras se realiza este proceso de certificación, puedes seguir emitiendo tus DTEs a través del aplicativo del SII.
Los números de folio fiscal son asignados secuencialmente a tus DTEs durante la emisión de los mismos. Por tu parte, no tendrás que preocuparte de nada, pues STEL Order se encargará de ir asignando el número que corresponda tras cada DTE que se emita. Una vez que todo el rango de folios fiscales sea consumido, podrás solicitar un nuevo rango de folios fiscales a través del aplicativo del SII.
STEL Order te avisará cuando el rango de folios fiscales actual esté próximo a ser consumido.
Configuración del PDF o representación gráfica de tus DTEs
Podrás configurar y modificar los datos relativos al PDF de tus documentos tributarios a través del apartado Configuración > Mi empresa > Mis plantillas, accediendo a la plantilla del documento tributario que corresponda, y dentro de la ficha de la propia factura, a través de la pestaña DTE.