Mantenimientos preventivos

En STEL Order puedes gestionar los mantenimientos preventivos que realizas a tus clientes de forma fácil y sencilla. Mediante eventos y tareas recurrentes, podrás llevar un control de manera automatizada.

Gestionar los mantenimientos de activos.

Los mantenimientos preventivos se pueden realizar sobre activos, los cuales engloban máquinas, equipos informáticos, o cualquier elemento que le hayas vendido, instalado o alquilado a un cliente, es decir, en propiedad de él.

Los activos pueden crearse de diferentes formas, las cuales se explican en este enlace.

Tienes que tener en cuenta que, al crear un activo, tienes la opción de relacionarlo con un cliente o, por el contrario, puedes dejar el activo sin asignar cliente, opción que podrás configurar aquí.

De esta forma puedes seleccionar ese activo para cualquier cliente en las incidencias o documentos de SAT o facturas.

Desde Catálogo > Activos en clientes, puedes pulsar en Filtrar > Sujeto a mantenimiento / En garantía. Así, podrás comprobar aquellos activos según el filtro aplicado y tener un control de los mismos.

Los documentos donde se pueden añadir activos son todos los que pertenecen al módulo SAT / Mantenimiento y facturas:

        • Incidencia
        • Presupuesto / cotización de trabajo
        • Pedido / orden de trabajo
        • Albarán / Nota de trabajo
        • Factura

En el módulo SAT puedes indicar en las Incidencias, como en los documentos, tantos activos como necesites. Si seleccionas activos en una Incidencia, al generar cualquier documento de SAT o Factura, se mostrarán en la pestaña Más información. 

De igual forma, en cualquier documento de SAT puedes indicarlo en esa misma pestaña, campo “Activos”.

Podrás acceder a la ficha de un activo desde cualquier incidencia o documento donde lo tengas indicado. Pulsa “Ver activo” y podrás acceder de forma rápida y sencilla.

Desde cualquier listado de SAT, tienes la opción de filtrar por activo o vinculados a activos. De esta forma puedes obtener al momento resultados más personalizados.

STEL Order te permite crear recordatorios para que te notifiquen de manera periódica y sepas cuándo tienes que realizar un mantenimiento.

Tienes varias opciones para crear un evento de un activo en el programa:

        1. Desde la ficha del activo, pulsa en Más > Crear Evento, el cual mostrará los campos del Cliente y el Activo, a los que puedes acceder.
        2. Accediendo a cualquier documento de SAT, pulsando en Más > Crear Evento, mostrará los campos de Cliente y Documento, para que accedas directamente desde el evento y puedas visualizar la información de forma rápida.

Dentro del evento puedes indicar un calendario compartido, por ejemplo: Técnicos, en el cual tengas indicados los usuarios que se encarguen de los mantenimientos. De esa forma, todos los usuarios que pertenezcan a ese calendario podrán ver el evento así como recibir el recordatorio al cual le puedes indicar que sea de forma diaria, semanal, mensual o anual.

Además, también puedes seleccionar cuándo inicia, cuándo finaliza y las repeticiones necesarias. 

Además de crear recordatorios, también puedes gestionar tus mantenimientos por medio de la funcionalidad Tareas automáticas.

Las tareas automáticas te permiten generar, de forma periódica y recurrente, documentos para que se generen de forma automática.

Puedes generar estas tareas de varias formas:

        1. Desde la lanzadera de funcionalidades, pulsando en Tareas > + Nuevo.
        2. Desde cualquier documento, para mantenimientos podemos generarlas desde SAT. Accede al documento y pulsa en Más > Crear tarea automática. Puedes comprobar que se muestran todas las líneas de productos/servicios, así como los activos que indicaste en el documento.

Tienes disponible los Capítulos, por si quieres indicar texto en las líneas del documento.

En la pestaña A quién puedes seleccionar aquellos clientes en los cuales tienes disponibles diferentes campos, por ejemplo, puedes indicar los emails donde se enviará el documento o los activos o proyectos relacionados.

De la misma forma, puedes programar la repetición de la tarea desde la pestaña Cuando, para que se genere de forma diaria, semanal, mensual, anual. Además, también puedes indicar cuándo inicia o finaliza, así como las repeticiones necesarias.

Es importante, al configurar el inicio de la tarea, que en el campo “Próxima ejecución” se muestre la fecha que desea, para que, a partir de esa fecha, se ejecuten las repeticiones.

Gestión de mantenimientos preventivos

Una vez configuradas las tareas automáticas, se crearán los documentos según la fecha de ejecución y podrás gestionar los mantenimientos de tus clientes.

Cuando se genere el documento, podrás asignar al usuario que quieres que realice el mantenimiento en la pestaña Más Información > “Asignado a”. El usuario podrá ver el documento en el dispositivo, siempre que tenga la visibilidad configurada en el apartado Roles, así como los activos indicados en el mismo.

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