Guide de l'administrateur de STEL Tempo

Jours

Selon les permissions/rôles, vous avez la possibilité de créer, supprimer ou consulter les rapports sur les journées de travail des employés.

Dans le bouton "view report", vous trouverez l'accès aux jours de travail au format graphique, et la possibilité d'exporter les données des jours de travail en pdf.

Il existe deux formats pour télécharger les rapports

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1. Téléchargement:cette option télécharge l'intégralité du registre de pointage par employé, par jour, même s'il est vide et que l'employé n'a pas pointé (au cas où vous auriez besoin d'un modèle papier à remplir), et vous pouvez y accéder depuis"View report" > ; "Download".
2. Format compact : il s'agit du même rapport, mais sans espaces ni cellules vides et sans faire apparaître les salariés qui n'ont pas de pointages, il est utilisé pour l'analyse, la remise aux salariés, à une inspection, etc..

Si vous souhaitez uniquement télécharger le rapport d'un employé spécifique, dans la liste des employés vous devez le sélectionner, cliquer en haut sur "Voir le rapport" et cliquez sur "Format compact". Si vous ne sélectionnez pas l'employé spécifique, le rapport est téléchargé pour tous les employés que vous avez.

Absences

Selon les permissions/rôles, vous avez la possibilité de créer, supprimer ou consulter les rapports d'absence des employés.

Dans le bouton"View report", vous avez accès aux absences au format graphique, et la possibilité d'exporter les données d'absence en pdf. Si vous souhaitez uniquement télécharger le rapport d'un employé spécifique, vous devez le sélectionner et cliquer sur "Télécharger". Si vous ne sélectionnez pas le ou les employés spécifiques, le rapport sera téléchargé pour tous les employés que vous avez.

Si vous souhaitez visualiser toutes les absences d'un ou plusieurs employés avec une vue calendrier, cliquez sur More > ; View calendar absences.

Détails de l'absence

Pour créer une absence, vous pouvez le faire depuis:

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1. Mon STEL Tempo > ; Accueil > ; Vos absences > ; Demander une absence.
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2. Mi STEL Tempo > ; Absences > ; +Nouveau
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La fenêtre Nouvelle absence affiche le nom de l'utilisateur demandeur et les jours de vacances dont il dispose.

Dans le champ Type, le type d'absence est indiqué:

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• Low : ne consomme pas de temps de vacances et nécessite une approbation, pour les journées complètes.
• Médecin : ne consomme pas de vacances et nécessite une approbation, à l'heure.
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• Autre : ne consomme pas de vacances et nécessite une autorisation, par jours complets.
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• Vacances : Consomme des vacances et nécessite une autorisation, pour les journées complètes.
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Dans le champ Statut, le statut de la demande de problème sera affiché, les statuts disponibles sont En attente, Accepté, Rejeté.

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Dans le champ Remarques, l'utilisateur pourra indiquer des annotations.

L'utilisateur peut également joindre des documents tels que des pièces justificatives, des photos, etc.

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Dans la liste des absences, vous disposez de colonnes où s'affichent les informations. Vous pouvez gérer leur visibilité à partir du bouton Réglagesprésenté en haut à droite. Les options disponibles sont les suivantes : Utilisateur, Statut, Date de résolution, Motif de l'absence, Date de début, Total, Congé de consommation, Remarques, Remarques responsables, Département, Activité.

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Vous pouvez également appliquer des filtres à partir de la liste, afin d'effectuer des recherches plus spécifiques:

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• Types d'absence : pour filtrer par type d'absence, selon l'option sélectionnée : congé maladie, médical, autre, vacances.
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• Departments : pour filtrer par le département que chaque utilisateur a indiqué.
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• Employé : pour sélectionner un utilisateur.
• Statut : permet de filtrer par statut d'absence.
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Rappellez-vous que pour effacer les filtres appliqués, vous pouvez cliquer sur la corbeille à papierprésentée en haut à droite.

Utilisateurs .

(pour les employés ayant un rôle responsable ou pour le super administrateur)

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Selon les autorisations/rôles, vous avez la possibilité de créer, supprimer ou consulter les rapports des utilisateurs. Il est possible d'avoir une vue calendaire des absences de chaque utilisateur, d'exporter vers excel/csv les données de vos employés, et de visualiser des rapports sur les jours de travail, les absences ou les vacances.

Gestion des utilisateurs

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Depuis la section Mon STEL Tempo > ; Utilisateurs, vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs et configurer les utilisateurs existants pour gérer leurs autorisations.

Pour créer un nouvel utilisateur, vous devez vous rendre dans Mi STEL Tempo > ; Utilisateurs > ; Nouveau +. Vous devez remplir tous les champs tels que le nom, le prénom, le NIF, indiquer l'email avec lequel vous vous connecterez et dans le champ Confirmation de l'email le retaper.

En bas de la fiche utilisateur, vous trouverez plusieurs onglets qui sont détaillés ci-dessous.

Généralités:Dans cette section, vous devez compléter les informations relatives aux utilisateurs, telles que les numéros de téléphone, la fonction, le département (vous pouvez sélectionner les départements que vous avez préalablement créés et que vous avez accès à utiliser), l'adresse, la ville, la province, le code postal, le pays, la langue, la date de naissance, le sexe, la date de début du contrat et le numéro de sécurité sociale. Vous disposez également d'un champ de commentaires pour ajouter des informations supplémentaires sur l'utilisateur.

Configuration:De cette section, c'est là que nous allons indiquer les permissions de l'utilisateur, ainsi que laisser configuré le nombre de jours de vacances dont il dispose, les jours de travail, etc.

• Configuration de l'accès : Le champ utilisateur est automatiquement rempli en fonction de l'enregistrement de l'utilisateur que vous avez saisi pour le configurer, vous aurez un champ mot de passe disponible pour modifier le mot de passe d'accès de l'utilisateur et le champ rôle Tempo, pour indiquer quelle permission d'utilisation vous allez accorder pour Tempo. Ce rôle est totalement indépendant des paramètres de rôle utilisés pour le reste du fonctionnement du logiciel.
• Réglages pour l'enregistrement du temps : Vous devez indiquer dans le champ Heures par semaine, le nombre d'heures établi dans leur contrat de travail, indiquer le type de contrat, marquer les jours de la semaine qui sont des jours de travail pour cet utilisateur et les heures annuelles qu'ils doivent travailler.
• Configuration pour le contrôle des absences et des congés : Dans cette section, dans le champ Jours ouvrables de congés annuels, vous devez indiquer le nombre de jours de congés qui a été convenu avec l'utilisateur, le champ jours ouvrables disponibles est auto-complété, le nombre de jours de congés disponibles pour l'utilisateur sera toujours affiché..

Il est conseillé de calculer les jours de chaque employé lors de la mise en place de Tempo, afin de mettre le montant des congés en suspens à ce moment-là. Calculez les jours de vacances de vos employés ici.

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Vous avez également la possibilité de choisir ce qu'il faut faire des jours de congés non utilisés, vous pouvez choisir de les accumuler, de les perdre ou de ne rien faire, vous pouvez également indiquer si la gestion des congés sera annuelle, semestrielle, trimestrielle ou mensuelle.

Jours:Cette section affichera la liste complète des jours de travail de l'utilisateur, en indiquant le statut, la date, l'heure de début de la journée, l'heure de fin de la journée, les heures travaillées, le temps de pause, le total des heures de la journée, les observations, les modifications ou les éditions dans la journée et l'activité.

Absences:Cette section énumérera toutes les absences demandées par l'utilisateur, en indiquant la date de la demande, la date de résolution ou d'approbation, le motif de l'absence, le statut de l'absence, la date de début de l'absence, le total des jours ou des heures, si l'absence consomme des vacances, les observations et les observations du responsable.

Configuration du Tempo de l'entreprise .

(pour les employés dont le rôle est Gérer la configuration ou pour superadmin)

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La première chose à faire est d'effectuer la configuration générale de votre entreprise. Vous pouvez ensuite configurer chaque employé de manière indépendante en fonction de son accord ou de son contrat.

Cliquez sur "Editer"et sélectionnez les heures hebdomadaires, les jours travaillés, le type de contrat, les heures annuelles, la génération de congés.

Vous avez la possibilité de choisir ce qu'il advient des congés non utilisés de vos employés à la fin de l'année, qu'ils soient accumulés pour l'année suivante ou perdus. Si vous ne voulez pas qu'une action soit prise automatiquement, vous pouvez toujours laisser l'action à "Aucune action n'est prise"

".

Départements.

Vous disposez déjà de quelques départements préchargés, que vous pouvez supprimer ou modifier en fonction des besoins de votre entreprise.

Si vous devez créer un département, cliquez sur"New", et vous pourrez nommer le département dont vous avez besoin, et lui attribuer une couleur.

Types d'absence .

Vous disposez déjà de types d'absence préchargés, que vous pouvez supprimer ou modifier en fonction des besoins de votre entreprise.

Si vous devez créer un nouveau type d'absence, cliquez sur "Nouveau", et vous pourrez nommer le type d'absence dont vous avez besoin, lui attribuer une couleur et configurer s'il s'agit de journées complètes, de consommer des vacances ou de nécessiter une approbation.

Rôles du tempo.

Par défaut, STEL Tempo a deux rôles, "Responsable" et "Utilisateurs", mais vous pouvez créer les rôles dont vous avez besoin ou modifier les autorisations des deux rôles initiaux.

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Modifier les autorisations du rôle : : .

Dans Features > ; Mon tempo STEL > ; Paramètres > ; Rôles de tempo sélectionnez l'un des deux rôles que vous souhaitez modifier, une fenêtre contextuelle s'ouvre avec les autorisations que vous pouvez modifier.

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L'onglet "Responsable" est généralement activé pour les rôles qui sont des gestionnaires ou des chefs de service. Ils seront toujours en mesure de voir les absences des collègues de leur département.

• Accès web : vous autorisez ou bloquez ce rôle pour accéder à Tempo depuis le format web.
• Accès via des apps : vous autorisez ou bloquez ce rôle pour qu'il puisse accéder à partir d'un appareil mobile ou d'une tablette à partir de l'application Tempo. .
• Créer des jours de travail depuis le web : vous autorisez ou bloquez ce rôle à créer des jours de travail dans Tempo depuis le format web.
• Créer des jours de travail à partir d'apps : vous autorisez ou bloquez ce rôle pour créer des jours de travail à partir d'un appareil mobile ou d'une tablette depuis l'application Tempo. .
• Créer des jours de travail manuellement : vous autorisez ou bloquez ce rôle à créer des jours de travail manuellement à partir de : Fonctionnalités > ; Mon tempo STEL > ; Jours de travail > ; Nouveau +. Si le contrôle est actif, vous pouvez créer manuellement des jours ouvrables pour d'autres employés dont vous êtes responsable (ou pour vous-même), afin de corriger des erreurs ou des oublis.

Toutes les modifications apportées aux jours par n'importe quel utilisateur sont enregistrées dans Tempo.

• Modifier les jours : Vous autorisez ou bloquez ce rôle pour modifier les jours.
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• Supprimer des jours : vous autorisez ou bloquez ce rôle à supprimer des jours.
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• Enregistrer la géolocalisation lors du pointage via des apps : indique que les utilisateurs ayant ce rôle, lorsqu'ils accèdent via une application mobile, devront demander l'autorisation de connaître leur localisation lors du pointage au début, à la pause, à la reprise et à la fin de la journée.
• Voir les absences des collègues du département sur la Timeline:
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• Demander des absences:
: vous autorisez ou bloquez ce rôle à demander des absences.
• Créer des absences manuellement : vous autorisez ou bloquez ce rôle à créer des absences dans Fonctionnalités > ; Mon tempo STEL > ; Absences > ; Nouveau +
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• Modifier les absences : vous autorisez ou bloquez ce rôle à modifier les absences.
• Gérer les utilisateurs : permet à l'utilisateur de gérer les permissions des autres utilisateurs. .
• Gérer la configuration : permet à l'utilisateur de gérer la configuration.

Nous vous recommandons de conserver un utilisateur avec un rôle ayant Responsable + Gestion de la configuration sinon vous risquez de devoir vous rabattre sur l'utilisateur super admin pour revenir à la configuration de Tempo.

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Créer de nouveaux rôles :

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Cliquez sur Fonctionnalités > ; Mon Tempo STEL > ; Paramètres > ; Rôles de Tempo > ; Nouveau, une fenêtre pop-up s'ouvre pour le gérer, vous devez le nommer et si vous souhaitez que ce rôle soit attribué initialement aux employés que vous allez saisir dans Tempo, sélectionnez "Default". Un seul rôle "Default" est possible

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Sélectionnez les autorisations que vous jugez nécessaires pour ce nouveau rôle.

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Autres paramètres

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Dans cette section, vous pouvez configurer l'affichage ou non du bouton latéral pour afficher le panneau latéral Tempo sur le site Web ou l'affichage ou non de la confirmation de la fin de la journée (pour éviter que les employés ne terminent la journée par inadvertance en cliquant).