STEL Tempo Guía del administrador

Jornadas

Según los permisos/roles, tienes opción de crear, eliminar o ver los informes de las jornadas de los empleados.

En el botón de “ver informe”, se encuentra el acceso a las jornadas en formato gráfico, y la posibilidad de exportar los datos de las jornadas en pdf. 

Existen dos formatos de descarga de informes:

    1. Descargar: en esta opción se descarga todo el registro de fichaje por empleado, por día, aunque esté vacío y el empleado no haya fichado (por si necesitas una plantilla en papel para rellenar), y puedes acceder a él desde “Ver informe” > “Descargar”
    2. Formato compacto: se trata del mismo informe, pero sin espacios o celdas en blanco y sin mostrar los empleados que no tienen fichajes. Se utiliza para analizar, entregar a los empleados, a una inspección, etc.

Si solo quieres descargar el informe de un empleado en concreto, desde el listado de los empleados debes seleccionarlo, pulsar en la parte superior en “Ver informe” y pulsar en “Formato compacto”. Si no seleccionas al empleado/a en concreto, se descarga el informe de todos los empleados que tengas.

Ausencias

Según los permisos/roles, tienes opción de crear, eliminar o ver los informes de las ausencias de los empleados. 

En el botón de “Ver informe”, tienes acceso a las ausencias en formato gráfico, y la posibilidad de exportar los datos de las ausencias en pdf. Si solo quieres descargar el informe de un empleado en concreto, debes seleccionarlo y pulsar en “Descargar”. Si no seleccionas al empleado/os en concreto, se descarga el informe de todos los empleados que tengamos.

Si quieres visualizar todas las ausencias de uno o varios trabajadores con una vista de calendario, pulsa en Más > Ver ausencias de calendario.

Detalles de ausencias

Para crear una ausencia puedes hacerlo desde:

    1. Mi STEL Tempo > Inicio > Tus ausencias > Solicitar ausencia.
    2. Mi STEL Tempo > Ausencias > +Nuevo.

En la ventana de la Nueva ausencia se mostrará el nombre del usuario que la solicita y los días de vacaciones que tiene disponibles. 

En el campo Tipo, se indica el tipo de ausencia:

  • Baja: No consume vacaciones y requiere aprobación, por días completos.
  • Médico: No consume vacaciones y requiere aprobación, por horas.
  • Otro: No consume vacaciones y requiere aprobación, por días completos.
  • Vacaciones: Consume vacaciones y requiere aprobación, por días completos.

En el campo Estado, se mostrará el estado de la solicitud de ausencia, los estados disponibles son Pendiente, Aceptada, Rechazada.

En el campo Observaciones, el usuario podrá indicar anotaciones.

También podrá adjuntar documentos como justificantes, fotos, etc.

En el listado de ausencias dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes: Usuario, Estado, Fecha de resolución, Motivo de ausencia, Fecha de inicio, Total, Consume vacaciones, Observaciones, Observaciones responsable, Departamento, Actividad.

También puedes aplicar filtros desde el listado para realizar búsquedas más específicas:

  • Tipos de ausencia: para filtrar por tipo de ausencia, según la opción seleccionada: baja, médico, otro, vacaciones.
  • Departamentos: para filtrar por el departamento que cada usuario tenga indicado.
  • Empleado: permite seleccionar un usuario.
  • Estados: permite filtrar por estado de ausencia.

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

Usuarios

(para empleados con rol responsable o para el superadministrador)

Según los permisos/roles, tienes opción de crear, eliminar o ver los informes de usuarios. Existe la opción de tener una vista de calendario de las ausencias de cada usuario, exportar en excel/csv los datos de tus empleados, y ver los informes de jornadas, ausencias o vacaciones.

 

Gestión de usuarios

Desde el apartado Mi STEL Tempo > Usuarios, podrás crear nuevos usuarios y configurar los ya existentes para gestionar sus permisos. 

Para crear un nuevo usuario debes entrar en Mi STEL Tempo > Usuarios > Nuevo +. Debes completar todos los campos como nombre, apellidos, NIF, indicar el email con el que iniciará sesión y en el campo Confirmar email volver a escribirlo. 

En la parte inferior de la ficha del usuario encontrarás varias pestañas que a continuación detallamos. 

General: En este apartado debes completar información del usuario, como teléfonos, cargo, Departamento (podrás seleccionar departamentos de los que previamente tengas creados y que tengas acceso para utilizarlo), dirección, localidad, provincia, Cód. postal, país, idioma, fecha de nacimiento, sexo, fecha de inicio de contrato y número de seguridad social. Además, tienes un campo de observaciones para añadir información complementaria del usuario. 

Configuración: Desde este apartado es donde vamos a indicarle los permisos del usuario, así como dejar configurada la cantidad de días de vacaciones que tiene, las jornadas de trabajo, etc.

  • Configuración de acceso: El campo de usuario se completa de forma automática de acuerdo a la ficha del usuario que hayas entrado a configurar. Tendrás disponible un campo de contraseña para modificar la contraseña de acceso del usuario y el campo Rol de tempo, para indicar qué permiso de uso le vas a otorgar para Tempo. Este rol es totalmente independiente a la configuración del rol que se utiliza para el resto del funcionamiento del software. 
  • Configuración para el registro horario: Debes indicar en el campo Horas semanales la cantidad de horas establecidas en su contrato de trabajo, indicar el tipo de contrato, marcar los días de la semana que son laborales para ese usuario y las horas anuales que debe trabajar.
  • Configuración para el control de ausencias y vacaciones: En esta sección, en el campo Días laborables de vacaciones anuales, debes indicar la cantidad de días de vacaciones que se ha acordado con el usuario. El campo días laborales disponibles se autocompleta, siempre se irá mostrando la cantidad de días disponibles de vacaciones para el usuario.

Es recomendable calcular los días de cada empleado cuando se implante Tempo, para poner la cantidad de vacaciones pendientes en ese momento. Calcula los días de vacaciones de tus empleados aquí.

También tienes la opción de elegir qué hacer con los días de vacaciones no disfrutados, puedes seleccionar para que se acumulen, se pierdan o no se haga nada. También podrás indicar si la gestión de las vacaciones será de forma anual , semestral, trimestral o mensual. 

Jornadas: En este apartado se mostrará todo el listado de las jornadas de trabajo del usuario, indicando el estado, fecha, hora de inicio de jornada, hora de finalización de jornada, horas trabajadas, tiempo de pausas, total de horas de la jornada, observaciones, cambios o ediciones en la jornada y actividad. 

Ausencias: En este apartado se listarán todas las ausencias solicitadas por el usuario, indicando la fecha de solicitud, la fecha de resolución o aprobación, motivo de ausencia, estado de la ausencia, fecha de inicio de la ausencia, total de días u horas, si consume vacaciones, observaciones y observaciones del responsable. 

 

Configuración Tempo de la empresa

(para empleados cuyo rol tenga Administrar configuración o para superadmin)

Lo primero que hay que hacer es realizar la configuración general de tu empresa. Posteriormente, puedes configurar de forma independiente cada empleado según su convenio o contrato. 

Pulsa en “Editar” y selecciona las horas semanales, los días de las jornadas en las que se trabaja, tipo de contrato, horas anuales, generación de vacaciones. 

Existe la opción de seleccionar qué pasaría con las vacaciones no disfrutadas de tus empleados a final del año, si se acumulan para el año siguiente o si se pierden. Si no quieres que se haga ninguna acción de forma automática, siempre puedes dejar la acción de “No se hace nada” 

 

Departamentos

Ya tienes unos departamentos precargados, los cuales puedes eliminar o editar según los requerimientos de tu empresa. 

Si necesitas crear un departamento, pulsa en “Nuevo”, y puedes poner el nombre del departamento que necesitas, y asignarle un color. 

 

Tipos de ausencia 

Ya tienes unos tipos de ausencia precargados, los cuales puedes eliminar o editar según los requerimientos de tu empresa. 

Si necesitas crear un tipo nuevo de ausencia, pulsa en “Nuevo”, y puedes poner el nombre del tipo de ausencia que necesitas, asignarle un color y configurar si es para días completos, si consume vacaciones o requiere aprobación. 

 

Roles de Tempo

Por defecto, STEL Tempo tiene dos roles, “Responsables” y “Usuarios”, pero puedes crear los roles que necesites o editar los permisos de los dos roles iniciales.

Editar permisos de los roles:

En Funcionalidades > Mi STEL Tempo > Configuración > Roles de Tempo, selecciona uno de los dos roles que quieras editar; se abre una ventana emergente con los permisos que puedes editar.

La pestaña de “Responsable” suele activarse para aquellos roles que son encargados o jefes de departamentos. Siempre podrán ver las ausencias de los compañeros de su departamento.

  • Acceso a través de la web: permites o bloqueas a ese rol para que pueda acceder a Tempo desde el formato web.
  • Acceso a través de las apps: permites o bloqueas a ese rol acceder desde un dispositivo móvil o tablet desde la App de Tempo.
  • Crear jornadas desde la web: permites o bloqueas a ese rol para que pueda crear jornadas en Tempo desde el formato web.
  • Crear jornadas desde las apps: permites o bloqueas a ese rol para que pueda crear jornadas desde un dispositivo móvil o tablet desde la App de Tempo.
  • Crear jornadas manualmente: permites o bloqueas a ese rol crear jornadas de forma manual desde: Funcionalidades > Mi STEL Tempo > Jornadas > Nuevo +. Si el check está activo, puede crear jornadas de forma manual a otros empleados de los que sea responsable (o a él mismo), para corregir errores o despistes. 

Todos los cambios realizados en jornadas por cualquier usuario se quedan guardados dentro de Tempo.

  • Editar jornadas: permites o bloqueas a ese rol la edición de jornadas.
  • Eliminar jornadas: permites o bloqueas a ese rol la eliminación de jornadas.
  • Registrar geolocalización en los fichajes mediante apps: indica que los usuarios con este rol, al acceder mediante aplicación móvil, se les pedirá permiso para conocer su ubicación en el momento de fichar comienzo, pausa, reanudación y fin de jornada.
  • Ver ausencias de compañeros de departamento en el Timeline:
  • Solicitar ausencias: permites o bloqueas a ese rol solicitar ausencias.
  • Crear ausencias manualmente: permites o bloqueas a ese rol crear ausencias en Funcionalidades >  Mi STEL Tempo > Ausencias > Nuevo +
  • Editar ausencias: permites o bloqueas a ese rol editar ausencias.
  • Administrar usuarios: permite que el usuario pueda gestionar los permisos del resto de usuarios.
  • Administrar configuración: permite que el usuario pueda gestionar la configuración.

Te recomendamos que conserves algún usuario con un rol que tenga Responsable + Administrar configuración. De lo contrario, podrías tener que recurrir al usuario Super Administrador para volver a entrar a configuración de Tempo.

Crear roles nuevos:

Pulsa en Funcionalidades > Mi STEL Tempo > Configuración > Roles de Tempo > Nuevo, se abre una ventana emergente para gestionar, debes ponerle un nombre y si quieres que se le asigne ese rol inicialmente a los empleados que vayas a introducir en Tempo, selecciona “Por defecto”. Solamente es posible un rol “Por defecto”.

Selecciona los permisos que consideres necesarios para ese nuevo rol.

 

Calendarios Tempo 

El usuario con rol Responsable o Superadministrador, podrá crear tantos calendarios como necesite en la empresa.

Para crear un nuevo Calendario, debes entrar en Mi STEL Tempo > Configuración > Calendarios Tempo > Nuevo.

 

Dentro del Calendario podrás encontrar:

  • Nombre: Para indicar el nombre del calendario como, por ejemplo, Calendario Festividades.
  • Copiar año: Podrás copiar los días señalados de ese año a otro calendario que tengas creado previamente.
  • Añadir rango: Seleccionar un rango de fechas determinado. Aquí podrás indicar si este rango pertenece a días festivos, si restringe vacaciones o ambas acciones.

Para señalar un día en el calendario, debes hacer clic sobre el día requerido. A continuación, podrás indicar el nombre correspondiente y señalar si es Festivo o Restringe vacaciones. En el margen derecho se irán listando los días que vayas seleccionando.

  • Color amarillo indica día festivo.
  • Color rosa indica día restringido (el usuario no podrá seleccionarlo al momento de solicitar ausencias).

 

Otras configuraciones

En este apartado podrás configurar la visualización o no del botón lateral para desplegar el panel lateral derecho de Tempo en la web o si aparece o no la confirmación de la finalización de la jornada (para evitar que los empleados finalicen sin querer por equivocación al hacer clic).