Módulo de Compras

En el módulo de Compras puedes llevar la gestión y control de toda la facturación de compras de tus proveedores y gastos inherentes a la actividad de la empresa. Esta sección, a diferencia de Ventas, SAT o Facturación, alberga todos los apartados relacionados con compras en un solo módulo.

 

 

A continuación se explican más detalladamente los distintos apartados:

 

1. Proveedores

En este apartado tienes toda la información comercial de tus proveedores siempre actualizada. 

Para crear un nuevo proveedor, puedes hacerlo desde:

        • Compras > Proveedores > +Nuevo. 
        • Desde cualquier documento de compra, puedes indicar el nombre del proveedor. Si este no existe, puedes escribir su nombre y vas a ver que debajo aparece un signo + donde aparece "Nuevo proveedor". De esta forma se abre una pantalla para crear el nuevo proveedor. Te permite guardarlo en Proveedores, siempre que la casilla Añadir al listado esté marcada.
        • También puedes importar tu listado de proveedores de forma masiva por medio de la funcionalidad importar / exportar.

En el listado de proveedores dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra en la esquina superior derecha. Las opciones disponibles son las siguientes: Nombre jurídico, Nombre, NIF, Teléfono, Email, Teléfono 2, Fax, Dirección, Agente, Forma de pago, Familia de proveedores, Observaciones y Actividad.

También puedes aplicar filtros desde el listado para realizar búsquedas más específicas. 

          • Familia de proveedores: permite filtrar por familia de proveedores, las cuales actúan como categorías, para ordenar y poder mostrar o encontrar rápidamente el que se desee. Para saber cómo crear familias de proveedores en la configuración, pulsa aquí.
          • Agente: permite seleccionar un usuario y muestra aquellos proveedores que lo tengan asignado en el campo “Agente”.
          • Estado de adjuntos: muestra los proveedores según tengan adjuntos en su ficha; todos, con adjuntos o sin adjuntos.
          • Creado desde: muestra los proveedores según la procedencia de creación: web, Android, iOS, API y Shop.

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

Tienes disponible la opción “Más” desde la cual puedes acceder a las siguientes opciones:

          • Eliminar: permite eliminar el proveedor. Una vez eliminado, se puede visualizar en la papelera de reciclaje accediendo con el usuario Super Administrador.
          • Enviar plantilla de email: permite enviar plantillas Connect de email a tus proveedores.
          • Exportar: permite exportar la información que se muestra en el listado de proveedores.

 

La estructura de la ficha de proveedores tiene el siguiente formato:

En la parte superior, puedes indicar los datos de tu proveedor. Estos datos son los que se muestran de forma automática en el documento de compra, como es teléfono, dirección de facturación o email.

La ficha del proveedor está distribuida en pestañas, las cuales te permiten registrar información adicional:

  • General: Información general del proveedor, así como observaciones y Familia de proveedores, click aquí.
  • Comercial: Información de día de pago, vencimiento, método de pago, descuento, agente al que pertenece, etc.
  • Precios especiales: Precios especiales que el proveedor tiene para unos determinados productos.
  • Cuenta bancaria: Número de cuenta del proveedor.
  • Personas de contacto:  Información de otras personas de contacto a registrar en la ficha del proveedor.
  • Otras direcciones: Para añadir direcciones del proveedor, tanto de envío, trabajo o facturación.
  • Adjuntos: Para adjuntar diversa documentación, imágenes, etc. Esta información la puedes descargar o enviar por email.
  • Saldo: Donde puedes ver el estado de nuestras cuentas respecto al proveedor. Si debes alguna factura, etc.
  • Relacionados: Información del histórico del proveedor, donde se muestran todos los documentos, eventos y tareas automáticas que se ha ido creando. Puedes exportar esta información.

En la ficha del proveedor, si pulsas en “Más” te permite elegir estas opciones:

          • Eliminar: permite eliminar el proveedor. Una vez eliminado, se puede visualizar en la papelera de reciclaje accediendo con el usuario Super Administrador.
          • Enviar plantilla de email: permite enviar plantillas Connect de email a tus proveedores.

 

2. Pedidos a proveedores 

Son documentos que recogen la intención en firme de realizar una compra a un proveedor para que te suministre los bienes o servicios solicitados.

Para realizar un pedido a proveedor tienes diferentes opciones:

        • Accede a Compras > Pedido a proveedores > +Nuevo.
        • Directamente desde la ficha del proveedor, pulsa en Nuevo y puedes crear el pedido de proveedor.
        • Desde la pantalla de Inicio también puedes crear un pedido a proveedor pulsando en Nuevo > Compras > Pedido.

Desde un pedido puedes generar cualquier documento y seguir la trazabilidad documental que ofrece STEL Order. Para ello, pulsa Más > Generar > Albarán o Factura de Proveedor.

 

3. Albaranes / Notas de entrega de proveedor.

Los albaranes o notas de entrega reflejan la entrega o recepción de una mercancía o la realización de un trabajo o servicio.

Para realizar un albarán / nota de entrega de proveedor, debes tener en cuenta si este viene de un pedido a proveedor, para seguir la trazabilidad que nos ofrece el programa o, de lo contrario, crearlo de forma independiente:

  1. Si viene de un pedido a proveedor, accede a Compras > Pedidos a proveedor, entra en el pedido y en la parte superior pulsa Más > Generar > Albarán de proveedor.
    El estado del pedido quedará cerrado una vez guardes el albarán.

  2. Si este no viene de ningún documento asociado, accede a Compras > Albaranes > + Nuevo.

    También dispones de esta opción desde la pantalla de Inicio y la ficha del proveedor, pulsando Nuevo + > Compras > Albarán de proveedor.

  3. Debes saber que desde un albarán puedes generar una factura de proveedor, pulsando en Más > Generar > Factura.
    El estado del albarán quedará cerrado una vez guardes la factura.

  4. Puedes generar una factura de múltiples albaranes si accedes a Compras> Albaranes de proveedor, filtra por proveedor y selecciona los albaranes/notas de entrega que desees. Pulsa en Más > Generar > Factura de proveedor.

    Si deseas que los albaranes se muestren en la factura en orden ascendente o descendente según fecha, debes ordenarlos antes de generar la factura. Para ello, desde la vista general de los albaranes, pulsa en la columna “Fecha” para indicar el orden según tus necesidades, de esta forma, se genera una factura con todos los albaranes que has seleccionado.

4. Facturas de proveedores

Para realizar una factura de proveedor, tienes que tener en cuenta si esta viene de otro documento (pedido o albarán /nota de entrega de proveedor), o quieres crearlo de forma independiente:

 

  1. Si viene de otro documento (pedido o albarán / nota de entrega de proveedor), accede al documento inicial (pedido o albarán / nota de proveedor) pulsa Más > Generar > Factura de proveedor, por último, pulsa guardar.
    El estado del documento anterior quedará cerrado una vez guardes la factura.

  2. Si este no viene de ningún documento asociado, accede directamente desde Compras > Facturas de proveedor > + Nuevo.

    También dispones de esta opción desde la pantalla de Inicio y la ficha del proveedor, pulsando Nuevo + > Compras > Albarán de proveedor.


Puedes seleccionar al proveedor o crearlo en el momento si se trata de un nuevo proveedor.

Recuerda que puedes introducir la referencia del documento de tu proveedor en el campo “Ref. Documento Proveedor”.

  • A continuación, pulsa "Añadir líneas" para incluir los artículos, descripciones, precios, descuentos y unidades que estés comprando. Puedes añadir productos disponibles en tu catálogo online, o puedes crearlos en ese momento para usarlos sólo en ese momento.
  • Define la forma de pago, los vencimientos de tu factura, incluir observaciones y otra información. Una vez tengas introducida toda la información que necesites, haz click en "Guardar".
  • Después vas a poder visualizar tu factura haciendo clic en "Ver / Imprimir". Tienes diferentes opciones para visualizar la factura y puedes establecer una opción por defecto haciendo clic en "Más opciones".
  • Una vez compruebes que tu factura tiene el aspecto e información que necesitas, puedes enviarla por correo electrónico a tus proveedores desde STEL Order. Simplemente haz clic en la parte superior Enviar.
  • Selecciona el formato en que la quieres enviar y a qué email la quieres enviar. Si tienes definido el email en la ficha de tu proveedor, éste se cargará para que puedas enviarla automáticamente.

5. Factura de abono de proveedor

Debe acceder a Compras > Facturas de proveedor, seleccionar la factura principal (la que tenga en positivo) y pulsar en la parte superior Más > Duplicar > Factura de proveedor y poner en las unidades el signo negativo.

Como dentro de compras no hay un apartado específico para abonos, puedes crear una referencia de tipo factura de proveedor, llamada ABO. Para cuando se te presente este caso, tener una referencia asociada que te permita saber que es una factura de abono de una forma rápida.

Estados de las facturas

Los estados de las facturas no se pueden crear, editar o eliminar. Son estados predeterminados que solamente cambian en las facturas cuando se cobran los recibos.

Los estados disponibles son: pendiente de pago, parcialmente pagada y pagada.

 

Cobra tus facturas de diferentes formas

En STEL Order dispones de varias opciones para cobrar las facturas:

  • Al generar una factura, antes de guardar puedes marcar la casilla “Marcar como pagada''. En el recibo se mostrará la fecha de vencimiento y día de pago del día actual.
  • Desde la misma factura, pulsa en la pestaña Recibos y pulsando en los diferentes recibos puedes marcar la casilla “Pagado”, cambiando el estado de la factura a Pagada.
  • En el listado de Recibos de proveedor, puedes filtrar por estado “No cobrados” y seleccionar los recibos que desees, pulsa en “Pagar” de esta forma se muestra un mensaje donde puedes indicar el Concepto, forma de pago y fecha de cobro.

 

VISUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

Los documentos se pueden visualizar, tanto para imprimir, descargar como para enviarlos por email. Desde el listado de documentos o desde el propio documento, pulsando en Ver/Imprimir dispones de estas opciones:

          • Predeterminado: Se muestra el documento que tengas guardado de forma predeterminada.
          • Más opciones: Permite visualizar el documento según las opciones disponibles:
          • Valorado: El documento se genera con todos los precios, unidades y totales.
          • Sin valorar: El documento se genera sin precios ni totales, solo unidades (No disponible en Facturas de proveedor)
          • Sin impuestos: El documento se genera sin impuestos. (No disponible en Albaranes ni en Facturas de proveedor).
          • Sin totales: El documento se genera sin importes totales (No disponible en Facturas de proveedor).
          • Ticket: El documento se presenta en modo ticket, para impresión en una impresora de tickets (térmica).

En las opciones del PDF también puedes encontrar las siguientes:

          • Precios con impuestos ya incluidos: El precio base de compra de los productos se muestran con impuestos aplicados.
          • Formato carta: El documento se visualiza tipo carta, para poder enviarlo por correo ordinario.
          • Incluir foto principal de los productos/servicios: El documento muestra la foto principal de los productos/servicios.
          • Guardar esta configuración como predeterminada: Permite guardar la configuración que has marcado para que se guarde como predeterminada.


Personaliza tus documentos y conoce al instante cuándo los leen tus proveedores.

Con STEL Order es muy sencillo personalizar tus documentos según tus necesidades. Para ello accede a Configuración > Mi Empresa > Mis plantillas.

 

Gracias a la funcionalidad de STEL Order de Acuse de recibo, podrás saber al instante cuándo tu proveedor ha visualizado tus documentos. Cuando lo envíes, se muestra un sobre naranja indicando el día y dirección de email. Cuando tu proveedor visualiza el documento, el sobre cambiará a color verde, en el cual se muestra la fecha de último envío, dirección de envío, fecha primera y última lectura y el número de veces que se ha visto la factura. 

Desde el documento, el menú "Más" ofrece estas opciones.

          • Eliminar: Para eliminar el documento.
          • Descargar: Para descargar el documento en pdf.
            Se muestran las diferentes opciones de descarga con los diferentes formatos que puedes usar. 
          • Generar: Para generar un documento a partir del actual. (No disponible en Factura de proveedor)
          • Duplicar: Para duplicar el documento como cualquier otro tipo de documento, sin afectar al estado del documento actual .
          • Exportar: Para descargar el documento comercial como archivo .xlsx de Excel o CSV.
          • Crear evento: Permite crear un evento en la agenda enlazado al documento en cuestión.
          • Crear tarea automática: Desde este apartado puedes empezar a configurar una nueva tarea automática para crear documentos de forma recurrente. 
          • Crear proyecto: Permite crear un nuevo proyecto.
          • Relacionar proyecto: Con esta opción puedes relacionar el documento a un proyecto ya existente. 

En la cabecera del documento, puedes encontrar las siguientes opciones:

          • Volver: accedes al listado de documentos.
          • Editar: te permite editar el documento, siempre teniendo en cuenta que cuando has generado otro documento, no puede editarse al tener estado Cerrado.
          • Enviar: permite enviar el documento al proveedor.
          • Navegación: son las flechas que se encuentran arriba a la derecha y te permiten pasar entre documentos o acceder al último o primero respectivamente.
          • Ver/Imprimir: visualización de los documentos.
          • Acuse de lectura: muestra el sobre naranja o verde según el estado del envío.
          • Histórico del documento: registra todas las ediciones que se realizan en el documento.
          • Proyecto: permite visualizar los proyectos relacionados con el documento y acceder de forma rápida.
          • Firma: indica si el documento ha sido firmado. Muestra el nombre y NIF.
          • Adjuntos: permite saber si el documento tiene adjuntos guardados. 
          • Valoraciones: muestra los estados de valoración del documento.

 

Dentro de los documentos, puedes encontrar diferentes pestañas en las cuales podrás indicar diversa información:

Pestaña Más información:

          • Proyectos: Puedes indicar el proyecto al que esté relacionado el documento. 
          • Observaciones: Información adicional que quieres incluir en el documento. Aparece en la zona inferior al visualizar o enviar el documento.
          • Observaciones privadas: Información adicional que quieres incluir en el documento, pero que no es incluida en el documento ni el proveedor puede ver.
          • Anexos: Información adicional que quieras incluir en el documento, los anexos siempre se muestran en una segunda página. 
          • Fecha de envío por email: Para conocer cuándo enviaste el documento.
          • Moneda: Divisa en la cual se muestra el importe del documento.
          • Tasa Moneda: Tasa de cambio de la moneda respecto a la moneda general de la empresa, a efectos de los informes económicos.

Pestaña Adjuntos:

En esta pestaña puedess adjuntar documentos e imágenes que puedes hacer con tu móvil o subirlas a través de tu navegador. Después puedes enviarlas por email a tus proveedores a la vez que le envías el documento.

También está disponible la opción de enviar solamente los adjuntos, para ello pulsa en “Enviar por email (solo adjuntos)”

Puedes descargar los adjuntos que subes a tu documento, pulsando en el botón “Descargar”. 

 

Pestaña Firma:

Se muestra la firma recogida a nuestro proveedor desde la App, así cómo el Nombre y NIF.

 

Pestaña Relacionados:

En esta pestaña encontrarás todos los documentos relacionados al documento actual así cómo eventos.

Toda esta información se puede exportar, simplemente pulsando en el botón habilitado para ello.

En el listado de documentos, el menú “Más” ofrece estas opciones.

          • Eliminar: Para eliminar el documento.
          • Descargar: Para descargar el documento en pdf.
            Se muestran las diferentes opciones de descarga con los diferentes formatos que puedes usar. 
          • Enviar: Para enviar el documento a tu proveedor.
          • Generar: Para generar un documento a partir del actual. (No disponible en Facturas de proveedor)
          • Duplicar: Para duplicar el documento como cualquier otro tipo de documento, sin afectar al estado del documento actual .
          • Relacionar proyecto: Con esta opción puedes relacionar el documento a un proyecto ya existente. 
          • Exportar: Para descargar el documento comercial como archivo .xlsx de Excel o CSV.
          • Descargar resumen: Permite descargar un fichero Excel con información que contengan las líneas de los documentos seleccionados.

 

También puedes aplicar filtros desde el listado para realizar búsquedas más específicas:

          • Estado: permite filtrar por estado del documento. Los estados que se muestran son los que tienes configurados en Estados personalizados.
          • Selecciona un proveedor: permite indicar un proveedor para que se muestren los documentos relacionados.
          • Vinculados a proyectos: muestra aquellos documentos que estén relacionados con un proyecto.
          • Selecciona un proyecto: filtra los documentos según estén relacionados con el proyecto que has seleccionado.
          • Creado por: muestra los documentos que han sido generados por el usuario seleccionado.
          • Agente: permite seleccionar un usuario y muestra aquellos documentos relacionados.
          • Estado del envío: permite filtrar por el estado del envío de los documentos.
          • Estado de la firma: muestra los documentos según estado de la firma.
          • Estado de adjuntos: filtra según tengan adjuntos en su ficha; todos, con adjuntos o sin adjuntos.
          • Creado desde: muestra los documentos según la procedencia de creación; Web, Android, iOS y API.
  • Los campos de fecha te permiten realizar búsquedas entre fechas para filtrar tus documentos.
  • En el listado de cada documento de compras dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes:
    Referencia, Proveedor, Nombre Comercial, Ref.Documento Proveedor clic aquí (pregunta frecuente) Título, Creado por, Agente, Estado, Importe, Actividad, Forma de pago, Forma de envío, Observaciones, Generado a partir de.

  • El campo “Buscar” permite realizar búsquedas de información en el listado de documentos. 
    Tienes la opción de buscar en las líneas del documento, tanto en líneas de producto/servicio cómo Capítulos, para que el programa filtre esos resultados.
    Para ello tienes que pulsar en la flecha naranja en el campo “buscar” y pulsar la opción Buscar en líneas.
        •  

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

Recibos de proveedor

En este apartado puedes encontrar todos los recibos de facturas que se generan de las facturas de proveedores.

Por defecto, cuando se guarda una factura, siempre se generará un recibo. Si tienes creados vencimientos en la configuración y tus proveedores los tienen indicados en su ficha, se van a crear de forma automática al generar la factura.

De forma rápida puedes marcar tus recibos como pagados, para ello selecciona tus recibos y pulsa “Pagar”.

 

En el listado de recibos, el menú “Más” ofrece estas opciones.

          • Descargar: Para descargar el documento en .pdf.
          • Exportar: Para descargar el documento comercial como archivo .xlsx de Excel o CSV.

También puedes aplicar filtros desde el listado para realizar búsquedas más específicas:

          • Todos: permite filtrar por recibos Cobrados o No cobrados.
          • Fecha de vencimiento: permite filtrar los recibos según fecha de vencimiento o fecha de pago.
          • Vencidos: muestra aquellos recibos que han vencido, teniendo en cuenta la fecha de vencimiento.
          • Selecciona un proveedor: permite indicar un proveedor para que se muestren los documentos relacionados.
          • Creado por: muestra los documentos que han sido generados por el usuario seleccionado.
          • Agente: permite seleccionar un usuario y muestra aquellos documentos relacionados.
          • Pagado por: permite seleccionar un usuario para mostrar los recibos pagados por esa persona.
        •  
  • Los campos de “fecha” te permiten realizar búsquedas entre fechas para filtrar tus facturas.
  • En el listado dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes:
    Referencia factura, Fecha, Proveedor, Concepto, Creado por, Agente, Fecha de pago, Pagado por, Forma de pago, Cantidad y Estado.
  • El campo “Buscar” permite realizar búsquedas de información en el listado de recibos. 
    Tienes la opción de buscar en las líneas del documento, tanto en líneas de producto/servicio cómo Capítulos, para que el programa filtre esos resultados.
    Para ello tienes que pulsar en la flecha naranja en el campo “buscar” y pulsar la opción Buscar en líneas.

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

 

6. Tickets y otros gastos

Aquí debes registrar aquellos gastos que no impliquen factura, pero de los cuales quieres tener un control para que los resultados en los informes sean verídicos.

En este apartado, debes registrar aquellos gastos que no contengan impuestos, como puede ser tickets de restaurantes, tickets de combustibles, dietas, nóminas, seguros sociales, etc. Los gastos que incluyen impuestos debes registrarlos en la sección de Catálogo > Gastos e inversiones, para saber cómo registrarlos accede desde aquí.

 

Para generar un ticket y otros gastos tienes diferentes opciones:

        • Accediendo a Compras > Tickets y otros gastos > +Nuevo.
        • Directamente desde la ficha del proveedor, pulsa en Nuevo > Ticket.
        • Desde la pantalla de Inicio > Compras > Ticket.

Puedes indicar Proveedor, importe, categoría, descripción, forma de pago y cuenta contable.

Para registrar el pago de ese gasto, debes indicar en el Estado “Pagado” y puedes indicar el usuario en el campo “Pagado por” y la fecha de pago. De esa forma, el gasto queda pagado.

 

En la cabecera, puedes encontrar las siguientes opciones:

          • Volver: accedes al listado de tickets y otros gastos.
          • Editar: te permite editar el ticket, siempre que no esté  Pagado. 
          • Navegación: son las flechas que se encuentran arriba a la derecha y te permiten pasar entre documentos o acceder al último o primero respectivamente.

 

Dentro del menú "Más" destacamos estas opciones.

          • Eliminar: Para eliminar el ticket.
          • Duplicar: Para duplicar el ticket, sin afectar al estado del documento actual.

Puedes subir un documento o foto en la pestaña Adjuntos para guardar una copia del gasto.

 

En el listado de tickets y otros gastos, el menú “Más” ofrece estas opciones.

          • Eliminar: Para eliminar ticket y otros gastos.
          • Duplicar: Para duplicar el ticket, sin afectar al estado del documento actual.
          • Exportar: Para descargar el ticket como archivo .xlsx de Excel o CSV.

Los campos de “fecha” te permiten realizar búsquedas entre fechas para filtrar tus facturas.

También puedes aplicar filtros desde el listado, para realizar búsquedas más específicas:

          • Todos: permite filtrar por tickets Pendiente de pago o Pagado.
          • Fecha: permite filtrar los recibos según fecha de creación o fecha de pago.
          • Categoría de gasto: permite filtrar por categorías, para ordenar y poder mostrar o encontrar rápidamente la que se desee. Para saber cómo crear categorías de gastos en la configuración, pulsa aquí.
          • Selecciona un proveedor: permite indicar un proveedor para que se muestren los tickets relacionados.
          • Creado por: muestra los tickets que hayan sido generados por el usuario seleccionado.
          • Pagado por: permite seleccionar un usuario para mostrar los tickets pagados por esa persona.
  • En el listado dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes:
    Referencia, Proveedor, Descripción, Empleado, Estado, Pagado por, Fecha de pago, Importe, Categoría y Forma de pago.
  • El campo “Buscar” permite realizar búsquedas de información en el listado.

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.

 

7. Libro de facturas recibidas

Si accedes a Compras > Libro de facturas recibidas vas a encontrar todas las facturas que se generan en Compras.

  • En el listado de columnas, de forma predeterminada, se muestra la base, % de los tres tipos de impuestos y el importe de cada tipo de impuesto. 
    En cada columna de los impuestos, se muestra el %, de esa forma puedes obtener de forma rápida la información de tus facturas.

  • Puedes gestionar la visibilidad de las columnas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes:
    Referencia, Ref. Documento Proveedor, Ref. Proveedor, Nombre jurídico, NIF, Forma de pago, Dirección, Cód. Postal, Localidad y Provincia.

  • Puedes descargar o exportar la información del Libro de facturas recibidas haciendo clic en Descargar>CSV o PDF.
    Tienes la posibilidad de filtrar por fecha, proveedor o referencia de documento para realizar estas descargas.