Mise en place de calendriers et de tâches

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1. Ordre du jour

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Au sein de l'agenda de l'Ordre STEL, vous pourrez gérer les différents types d' événements(appels, visites, réunions) que vous pouvez avoir en relation avec des clients, des fournisseurs, ainsi que créer différents calendriers qui sont intégrés par les différents membres qui le composent.

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Vous pourrez également gérer les différentes tâchespar le biais desquelles vous pourrez avoir un contrôle du temps effectif que vous utilisez pour leur réalisation.

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2. Calendrier.

Créer des évènements

Les événements sont des avis ou notifications créés dans le calendrier, ceux-ci peuvent être créés dans un calendrier propre (dit personnel) ou dans un calendrier partagé (avec d'autres employés).

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Pour créer des types d'événements et choisir une couleur qui lui est applicable, vous devez vous rendre dans l'option Paramètres > ; Paramètres de base > ; Liste de données > ; Types d'événements, vous pouvez y créer de nouveaux types d'événements, supprimer ou éditer ceux qui existent déjà, ainsi que modifier les couleurs qui leur sont associées.

Pour les événements, vous pouvez filtrer par:

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    • Client : Pour trouver les événements liés à x client.
    • Type d'événement:Nous pouvons choisir de nous montrer uniquement les événements de par exemple appel, réunion, visite ou n'importe lequel de ceux que nous avons créés.
    • Pour trouver les événements liés à x client.
    • Event status:On peut choisir d'afficher les événements en attente, terminés ou rejetés.
    • Liés à des actifs:De cette façon, nous n'afficherons que les événements qui ont un actif client associé.
    • Sélectionner un actif:À partir de cette option, ouvrez les actifs dans le client pour sélectionner un actif spécifique et visualiser s'il a un événement créé ou non.

Vous devez également noter que les événements de l'agenda sont exportables, grâce au bouton Export.

Pourcréer un nouvel événementvous devez accéder à Agenda > ; Calendrier et cliquer sur Nouvel événement.

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    • Ajouter le sujet (titre de l'événement).
    • Sélectionnez la date de début/fin, si vous décochez "toute la journée", cela nous permettra de choisir une heure spécifique.
    • Sélectionnez la date de début/fin, si vous décochez "toute la journée", cela nous permettra de choisir une heure spécifique.
    • Vous pouvez choisir s'il est enregistré dans un calendrier personnel (uniquement vu par l'utilisateur) ou en vue partagée.
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    • Dans l'événement, vous pouvez programmer une rediffusion qui peut être quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle, etc. En outre, vous serez également en mesure de dire quand il commence, quand il se termine et les répétitions nécessaires.
    • Cet événement peut être associé à un client/fournisseur.
    • Dans le même vous allez établir combien de temps à l'avance nous voulons être notifiés à travers la section de rappel, depuis le web nous obtenons un rappel du début de l'événement sur lequel si vous n'appuyez pas sur Accept ne nous laisse pas continuer à travailler, dans l'application mobile nous obtenons un avertissement de notification du début de la même.
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    • Ssi vous créez par exemple un événement dans un calendrier personnel (que nous sommes les seuls à pouvoir voir) et que vous voulez le partager avec un autre employé, vous devez appuyer sur le bouton "share +" pour que cette personne soit également notifiée. .
    • A propos de l'événement, vous pouvez également ajouter des pièces jointes.
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Une autre façon de créer des événements est à travers le nouveau bouton sur l'écran d'accueil, à travers l'onglet client/fournisseur, accéder au même onglet et cliquer sur l'option nouvel événement, cela peut également être fait sur tout document généré, par exemple. sur une facture dans laquelle vous voulez nous avertir que vous devez réclamer votre collection vous pouvez créer un événement en accédant au même et cliquer sur l'option More > ; Create event, de cette façon l'événement vient déjà avec les informations du client et le document sur lequel vous avez créé l'événement.

  1. À travers l'écran Démarrer > ; Nouveau > ; Événement
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  3. Sur tout document généré, à partir du bouton More > ; Create event.
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  5. Sur l'onglet Clients/Prospects/Fournisseurs en y accédant et en cliquant sur New > ; Event.
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3. Créer des calendriers

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Les calendriers permettent de créer des événements qui sont affichés par les différents membres du calendrier.

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Ex. calendrier d'installation, calendrier administratif, calendrier des ventes, etc.

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La visibilité web du calendrier peut être modifiée de telle sorte que nous pouvons afficher notre calendrier par jour, mois, semaine, mode agenda.

Pour créer un calendrier, vous devez accéder à Agenda > ; Calendrier > ; Nouveau calendrier.

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Ajouter ensuite le nom, une description et cliquer sur l'option Share pour ajouter les différents utilisateurs qui auront accès à la visibilité du calendrier, enfin, cliquer sur Save.

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Dans STEL Order web, vous verrez qu'il y a deux calendriers définis par défaut, le calendrier "activité" est celui qui affiche chacun des documents générés dans STEL Orderr.

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Le calendrier personnel est un calendrier unique associé à chaque employé enregistré dans STEL Order, lorsque vous cliquez sur nouvel événement ce calendrier apparaît par défaut.

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Avec STEL Order, vous pouvez également modifier le calendrier par défaut afin que tout ce qui est enregistré par cet employé le soit directement dans un calendrier partagé et non dans le calendrier personnel.

Pour ce faire, vous devez accéder à Paramètres > ; Ma société > ; Utilisateurs, sélectionner l'utilisateur en question et dans l'utilisateur Général > ; Modifier > ; Changer le calendrier par défaut (personnel).

Changer le calendrier par défaut (personnel).

4. Tâches

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Dans l'agenda de l'ordre du jour de STEL, vous pouvez également créer des tâches pour suivre le temps nécessaire à la réalisation de chacune des activités.

Pour créer une tâche, il suffit d'aller dans Agenda > ; Tâches, d'ajouter une tâche et d'appuyer sur entrée.

Vous pourrez y ajouter le temps estimé de la tâche, le temps effectif que vous consacrez à la tâche ainsi que le client éventuel pour lequel vous allez effectuer la tâche.

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes, déplacer le pourcentage au fur et à mesure de l'avancement de la tâche, ajouter une description des tâches que vous effectuez et la partager avec tout employé ou utilisateur de STEL Order en le notifiant par email.

Si vous voulez supprimer la tâche pour qu'elle n'apparaisse pas dans la liste Tout, il suffit de cocher la case "terminé" et elle disparaîtra de la liste des tâches à afficher dans la section Tout/récemment terminé.

5. Synchronisez votre calendrier avec vos clients CRM

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STEL Order vous permet de synchroniser le carnet d'adresses de votre téléphone avec vos clients CRM.

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Grâce à cela, vous pouvez avoir tous les noms, numéros de téléphone et emails des clients et clients potentiels de STEL Order dans le carnet d'adresses de votre téléphone, automatiquement et toujours à jour.

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Grâce à cela, vous pourrez voir le nom du client lorsqu'il reçoit un appel et dans le journal des appels.

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