1. Presupuestos / Cotizaciones

Los presupuestos de venta son ofertas económicas que se realizan a los clientes o clientes potenciales a la espera de su aceptación o denegación.

Es el primer paso en una operación de venta a un cliente.

Puedes generar presupuestos de venta online tanto a los clientes como a los clientes potenciales y, si se genera un documento (pedido, albarán o factura) a partir de un presupuesto de venta, éste quedará automáticamente con el estado CERRADO, pues se entiende que se ha pasado a la siguiente etapa.

Para generar un presupuesto, dispones de estas opciones:

1. Accede a Ventas > Presupuestos > +Nuevo.
2. Otra opción para generar presupuestos es directamente desde la ficha del cliente, pulsa en  Nuevo y podrás crear el presupuesto de venta.
3. También puedes crear un presupuesto desde la pantalla de Inicio pulsando en la parte superior derecha en Nuevo > Ventas > Presupuesto.

Desde un presupuesto puedes generar cualquier documento según tus necesidades. Para ello pulsa Más > Generar > Pedido, Albarán / Nota de entrega,  Factura.

2. Pedidos

Son documentos que recogen la intención en firme de un cliente de realizar una compra, pero todavía no se ha entregado el material. Normalmente debes generarlo cuando el cliente te acepta el presupuesto y tienes pendiente ejecutarlo.

Las opciones disponibles para crear un pedido son:

1. Desde un presupuesto/cotización, pulsa en Más > Generar Pedido.
2. Otra opción para generar pedidos es directamente desde la ficha del cliente, pulsa en Nuevo y podrás crear el pedido de venta.
3. Desde la pantalla de Inicio también puedes crear un pedido de venta pulsando en Nuevo > Ventas > Pedido de venta.

Gracias a la trazabilidad documental de STEL Order, al generar los pedidos desde los presupuestos directamente, el estado del presupuesto quedará Cerrado una vez guardes el pedido.

Desde un pedido puedes generar cualquier documento según tus necesidades. Para ello pulsa Más > Generar > Albarán / Factura.

3. Albaranes / Notas de entrega

Reflejan la entrega de una mercancía o la realización de un trabajo. 

Para realizar un albarán dispones de diferentes modos:

1. Directamente desde el módulo Ventas> Albarán> Nuevo y ya puedes empezar a rellenar los datos correspondientes del nuevo documento comercial.
2. Otra opción para generar albaranes es directamente desde la ficha del cliente, pulsa en Nuevo y podrás crear el albarán de venta.
3. Desde la pantalla de Inicio también puedes crearlo pulsando en la parte superior derecha en Nuevo > Ventas > Albarán de venta.

Gracias a la trazabilidad documental de STEL Order, también puedes generar los albaranes desde los presupuestos o pedidos directamente.

Por ejemplo:

• Si quieres generar un albarán desde un presupuesto, pulsa en Presupuesto > Seleccionamos el presupuesto > Más > Generar Albarán.
• Si necesitas generar un albarán desde un pedido, pulsa en Pedido > Seleccionamos el pedido > Más > Generar Albarán.

Desde el albarán puedes generar una factura de venta, pulsando en Más > Generar > Factura.

Puedes generar una factura de múltiples albaranes si accedes a Ventas > Albaranes de Venta filtras por Cliente y selecciona los albaranes/notas de entrega que desees. Pulsa en Más > Generar > Factura.

Si quieres que los albaranes se muestren en la factura en orden ascendente o descendente según fecha, debes de ordenarlos antes de generar la factura. Para ello pulsa en la columna “Fecha” para indicar el orden según tus necesidades. Se generará una factura con todos los albaranes que has seleccionado.

Todos los documentos desde los que generes el albarán, pasarán a tener su estado Cerrado de forma automática, ya que por defecto siempre quedarán cerrados.

Visualización de los documentos

Los documentos se pueden visualizar, tanto para imprimir, descargar cómo para enviarlos por email. Desde el listado de documentos o desde el propio documento, pulsando en Ver/Imprimir dispones de estas opciones:

• • Predeterminado: Se muestra el documento que tengas guardado de forma predeterminada.
  • Más opciones: Permite visualizar el documento según las opciones disponibles:
  • • • • Valorado: El documento se genera con todos los precios, unidades y totales.

• • • • • Sin valorar: El documento se genera sin precios ni totales, sólo unidades.

• • • • • Sin impuestos: El documento se genera sin impuestos. (No disponible en Albaranes).

• • • • • Sin totales: El documento se genera sin importes totales.

• • • • • Pro-forma: El documento se genera con todos los precios, unidades y totales (sólo disponible para los presupuestos; sirve para realizar una factura proforma).
        • Ticket:  El documento se presenta en modo ticket, para impresión en una impresora de tickets (térmica).

En las opciones del PDF también puedes encontrar las siguientes:

• • • • • Precios con impuestos ya incluidos: El precio base de venta de los productos se muestran con impuestos aplicados.
        • Formato carta: El documento se visualiza tipo carta, para poder enviar por correo ordinario.
        • Incluir foto principal de los productos/servicios: El documento muestra la foto principal de los productos/servicios.
        • Guardar esta configuración como predeterminada: Permite guardar la configuración que has marcado para que se guarde cómo predeterminada.

En el apartado Pagos Online, te permite indicar las opciones de pago:

• • • • • Paypal: Permite pagar desde el documento con este método, siempre que esté configurada la funcionalidad Pagos Online.
        • Tarjeta: Permite pagar con este método desde el documento, si está activada en la funcionalidad Pagos Online.
        • Concepto: Permite indicar texto el cual se mostrará cuando se visualice el documento. Por defecto muestra la referencia del documento.
        • Cantidad: Por defecto, mostrará la cantidad total del documento. Puedes editarlo si lo deseas.

Personaliza tus documentos y conoce al instante cuándo los leen tus clientes.

Con STEL Order es muy sencillo personalizar tus documentos según tus necesidades, para ello accede a Configuración > Mi Empresa > Mis plantillas.

Gracias a la funcionalidad de STEL Order de Acuse de recibo, podrás saber al instante cuándo tu cliente ha visualizado tus documentos.

Cuando lo envíes se mostrará un sobre naranja indicando el día y dirección de email. Cuando tu cliente visualice la factura, el sobre cambiará a color verde, en el cual se mostrará la fecha de último envío, dirección de envío, fecha primera y última lectura y el número de veces que se ha visto la factura.

Desde el documento, el menú "Más" ofrece estas opciones.

• • "Eliminar": Para eliminar el documento.
  • "Descargar": Para descargar el documento en .pdf. Se muestran las diferentes opciones de descarga con los diferentes formatos que podemos usar.
  • "Generar": Para generar un documento a partir del actual.
  • "Duplicar": Para duplicar el documento como cualquier otro tipo de documento, sin afectar al estado del documento actual.
  • "Exportar": Para descargar el documento comercial como archivo .xlsx de Excel o CSV.
  • “Pagar online”: Para gestionar cobros por medio de Paypal o por medio de tarjetas de crédito con la pasarela de pagos Stripe, debes tener configurada la funcionalidad de pagos online.
  • "Rentabilidad": Ofrece la rentabilidad de la operación que contempla el documento comercial tomando en cuenta los precios de compra y venta de los productos o servicios.
  • "Crear evento": Permite crear un evento en la agenda enlazado al documento en cuestión.
  • “Crear tarea automática”: Desde este apartado podrás empezar a configurar una nueva tarea automática para crear documentos de forma recurrente.
  • “Crear proyecto”: Permite crear un nuevo proyecto.
  • “Relacionar proyecto”: Con esta opción podrás relacionar el documento a un proyecto ya existente.

En la cabecera del documento, puedes encontrar las siguientes opciones:

1. Volver: accedes al listado de documentos
2. Editar: te permite la edición del documento, siempre teniendo en cuenta que cuando has generado otro documento, no podrá editarse al tener estado Cerrado.
3. Enviar:  permite enviar el documento al cliente.
4. Navegación: se encuentran arriba a la derecha y te permiten pasar entre documentos o acceder al último o primero respectivamente.
5. Ver/Imprimir: visualización de los documentos.
6. Acuse de lectura: muestra el sobre naranja o verde según el estado del envío.
7. Histórico del documento: registra todos las ediciones que se realizan en el documentos.
8. Rentabilidad:  Muestra de forma rápida la rentabilidad del documento.
9. Proyecto:  el icono de la bombilla te permite visualizar los proyectos relacionados con el documento y acceder de forma rápida.
10. Firma: el icono del lápiz indica si el documento ha sido firmado.
11. Adjuntos: el icono del clip permite saber si el documento tiene adjuntos guardados. 
12. Valoraciones: el icono de la carita muestra los estados de valoración del documento.

Dentro de los documentos, hay una serie de pestañas en las cuales podrás indicar diversa información:

Pestaña Más información:

• • Proyectos: Podrás indicar el proyecto al que esté relacionado el documento.
  • Forma de envío: Permite indicar una forma de envío para tu mercancía.
  • Dirección de facturación: Se muestra la dirección de facturación que por defecto tiene el cliente en su ficha. Puedes cambiarla de forma manual si lo necesitas.
  • Dirección de envío: Se muestra la dirección de envío que tienes por defecto creada. Puedes cambiarla de forma manual.
  • Fecha de envío por email: Para conocer cuándo enviaste el documento.
  • Moneda: Divisa en la cual se muestra el importe del documento.
  • Tasa Moneda: Tasa de cambio de la moneda respecto a la moneda general de la empresa, a efectos de los informes económicos.
  • Observaciones: Información adicional que quieres incluir en el documento. Aparecerá en la zona inferior al visualizar o enviar el documento.
  • Observaciones privadas: Información adicional que quieres incluir en el documento, pero que no será incluida en el documento ni el cliente podrá verla.
  • Anexos: Información adicional que quieras incluir en el documento, los anexos siempre se mostrarán en una segunda página.
    

Pestaña Adjuntos:
En esta pestaña podrás adjuntar documentos e imágenes que podrás tomar con tu móvil o subirlas a través de tu navegador. Después podrás enviarlas por email a tus clientes a la vez que le envías la factura.

También está disponible la opción de enviar solamente los adjuntos, para ello pulsa en “Enviar por email (solo adjuntos).

Puedes descargar los adjuntos que subes a tu documento, pulsando en el botón “Descargar”. 

Pestaña Firma:

Se muestra la firma recogida a nuestro cliente desde la App, así cómo el Nombre y NIF.

Pestaña Relacionados:

En esta pestaña encontrarás todos los documentos relacionados al documento actual así cómo eventos.

Toda esta información se puede exportar, simplemente pulsando en el botón habilitado para ello.

En el listado de documentos, el menú “Más” ofrece estas opciones.

• • "Eliminar": Para eliminar el documento.
  • "Descargar": Para descargar el documento en .pdf.
    Se muestran las diferentes opciones de descarga con los diferentes formatos que podemos usar.
  • “Enviar”: Para enviar el documento a tu cliente.
  • "Generar": Para generar un documento a partir del actual.
  • "Duplicar": Para duplicar el documento como cualquier otro tipo de documento, sin afectar al estado del documento actual.
  • “Relacionar proyecto”: Con esta opción podrás relacionar el documento a un proyecto ya existente.
  • “Enviar plantilla de email”: Para enviar una plantilla de email que hayas configurado previamente.
  • "Exportar": Para descargar el documento comercial como archivo .xlsx de Excel o CSV.
  • “Pagar online”: Para gestionar cobros por medio de Paypal o por medio de tarjetas de crédito con la pasarela de pagos Stripe, debes tener configurada la funcionalidad de pagos online.
  • “Descargar resumen”: Permite descargar un fichero excel con información que contengan las líneas de los documentos seleccionados.
  • “Analizar”: Ofrece la rentabilidad de la operación que contempla el documento comercial tomando en cuenta los precios de compra y venta de los productos o servicios.“
  • "Mostrar en Shop”: Permite mostrar los documentos seleccionados en la Shop. De esa forma tu cliente podrá visualizarlos desde Mi Área.
  • “Ocultar en Shop”: Para quitar la visibilidad de esos documentos en la Shop. Tu cliente no podrá ver esos documentos desde Mi Área.

También puedes aplicar filtros desde el listado, para realizar búsquedas más específicas:

• • Estado: permite filtrar por estado del documento. Los estados que se muestran son los que tienes configurados en Estados personalizados.
  • Selecciona un cliente: permite indicar un cliente para que se muestren los documentos relacionados.
  • Vinculados a proyectos: muestra aquellos documentos que estén relacionados con un proyecto.
  • Selecciona un proyecto: filtra los documentos según estén relacionados con el proyecto que has seleccionado.
  • Creado por: muestra los documentos que hayan sido generados por el usuario seleccionado.
  • Agente: permite seleccionar un usuario y mostrará aquellos documentos relacionados.
  • Estado de validez:  filtra presupuestos según la validez del documento, según la fecha indicada en el campo “Fecha de validez”.(Sólo aplicable en Presupuestos)
  • Estado del envío: permite filtrar por el estado del envío de los documentos.
  • Estado de la firma: muestra los documentos según estado de la firma.
  • Estado de las valoraciones: filtra por estado de valoración, según la opción seleccionada.
  • Estado de adjuntos: filtra según tengan adjuntos en su ficha; todos, con adjuntos o sin adjuntos.
  • Creado desde: muestra los documentos según la procedencia de creación; Web, Android, iOS, API y Shop.

Los campos de fecha te permiten realizar búsquedas entre fechas para filtrar tus documentos.

En el listado de cada documento de ventas dispones de columnas donde se muestra la información. Puedes gestionar la visibilidad de las mismas desde el botón de ajustes que se muestra arriba a la derecha. Las opciones disponibles son las siguientes: 

Referencia, Cliente, Nombre Comercial, Título, Creado por , Agente, Dirección facturación, Dirección envío, Estado, Importe Actividad, Rentabilidad, Fecha de validez (Sólo aplicable en Presupuestos), Forma de pago, Forma de envío, Observaciones, Generado a partir de.

El campo “Buscar” permite realizar búsquedas de información en el listado de documentos. 

Tienes la opción de buscar en las líneas del documento, tanto en líneas de producto/servicio cómo Capítulos, para que el programa filtre esos resultados. 

Para ello tienes que pulsar en la flecha naranja en el campo “buscar” y pulsar la opción Buscar en líneas.

Recuerda que para limpiar los filtros aplicados puedes pulsar en la papelera que se muestra en la parte superior derecha.